Ставим задачи так, чтобы их понимали с первого раза: методы SMART, CLEAR и FAST

Если вам в вашей жизни приходилось руководить даже хотя бы одним человеком, вы наверняка знаете, как это бывает: ставите задачу, уверены, что всё ясно, а в итоге каждый понимает её по-своему, и результат выходит совсем не таким, как ожидалось. Итог такой работы – потерянное время, недовольство и необходимость что-то переделывать.

Чтобы задачи выполнялись быстрее и эффективнее, важно, чтобы каждый участник команды понимал их с первого раза. Но как донести идею так, чтобы не возникало никаких двусмысленностей и разночтений? Легко! Если вы используете правильные техники и инструменты.

Давайте в этой статье разберем, как с помощью методов SMART, CLEAR и FAST ставить задачи так, чтобы они всегда выполнялись точно и в срок.

SMART: четкие и измеримые задачи

Что такое SMART?

SMART– это метод, который помогает ставить задачи так, чтобы они были понятными и выполнимыми. В соответствии с этим методом, любая задача, которую вы ставите должна быть: 

1. Specific (конкретной);

2. Measurable (измеримой);

3. Achievable (достижимой);

4. Relevant (уместной);

5. Time-bound (ограниченной во времени). 

В этом случае, не важно как сложна работа, вероятность что ее выполнят так как нужно вам и тогда, когда это необходимо повышается в разы.

Как ставить задачи по SMART?

Допустим, вы хотите увеличить продажи своей онлай-школы. Вместо того чтобы просто сказать команде “нужно поднять продажи”, сформулируйте цель по SMART:

“Увеличить продажи на 20% в течение следующих трех месяцев за счёт новых рекламных акций в социальных сетях”. 

Такая постановка сразу даёт всем понять, чего именно вы ждёте и в какие сроки.

Когда использовать метод SMART?

Метод Smart отлично подходит для задач, которые требуют четкого плана действий и измеримых результатов. Например, в продажах, маркетинге, разработке проектов – там, где можно проследить, выполнена ли задача на основе точных и понятных критериев. Но если задача связана с творчеством или исследовательской работой, где результат не всегда легко оценить в цифрах, лучше рассмотреть другие подходы, более гибкие и адаптированные для развития новых идей и инноваций.

CLEAR: “зажигающие” задачи для командной работы 

Что такое CLEAR?

Метод CLEAR помогает ставить задачи так, чтобы они были понятными, эмоционально значимыми и объединяющими команду. Его название расшифровывается так: 

1. Collaborative (задача, способная вдохновить сотрудников работать вместе над общим результатом), 

2. Limited (ограниченная по времени и объему работ), 

3. Emotional (эмоционально значимая, способная “зажечь” сотрудников), 

4. Appreciable (допускающая декомпозицию работ, разделение на более мелкие подзадачи),

5. Refinable (гибкая и адаптируемая при появлении новых данных). 

Такой подход помогает формулировать задачи, которые легко обсуждать, выполнять вместе и при необходимости адаптировать к новым условиям. 

Как ставить задачи по методу CLEAR?

Представьте, что ваша команда готовит новый онлайн-курс. Вместо того чтобы просто сказать «нужно сделать классный курс», сформулируйте задачу по CLEAR: 

“Мы создаём первый модуль онлайн-курса по основам бухгалтерского учета, который будет охватывать базовые понятия и методику ведения отчетности организации (Limited), чтобы ученики могли легко применять знания в реальных ситуациях (Emotional). Еженедельно собираемся с преподавателями и методистами для обсуждения прогресса и возникающих вопросов (Collaborative), разбиваем работу на этапы: разработка лекций по основным понятиям, подготовка практических задач и примеров, создание тестов и запись видеоуроков (Appreciable). В процессе учитываем обратную связь и вносим изменения при необходимости (Refinable)”.

Когда использовать метод CLEAR?

Постановка задач по CLEAR идеально подходит для командных проектов, в которых важно поддерживать общую вовлеченность команды и гибкость будущих результатов. Он особенно полезен в тех случаях, когда задача включает несколько этапов или требует постоянных доработок (итераций). Однако для строго регламентированных задач с четкими сроками и понятным конечным результатом метод CLEAR может оказаться неуместным – в этой ситуации лучше выбрать что-то более структурированное, например, тот же SMART.

FAST: гибкие и амбициозные задачи

Что такое FAST?

Метод FAST помогает ставить задачи таким образом, чтобы несмотря на их четкость и понятность, они оставались гибкими и позволяли быстро реагировать на изменения. Поставленная по FAST задача отвечает следующим критериям: 

1. Frequent (она часто обсуждается и не теряет своей актуальности до наступления ночи перед дедлайном), 

2. Ambitious (сформулированная по FAST задача должна быть в меру амбициозной, для этого она должна находиться где-то посередине между “легко и не интересно” и “физически невозможно”), 

3. Specific (четкая и конкретная, по аналогии со SMART), 

4. Transparent (задача и ее значение должны быть очевидны всей команде, а не только непосредственному исполнителю). 

Этот подход позволяет ставить задачи, которые могут корректироваться в процессе, оставаясь при этом ясными и направленными на результат.

Как ставить задачи по FAST?

Представьте, что ваша команда запускает новый курс по подготовке технических специалистов, и важно быстро адаптироваться к потребностям учеников и требованиям рынка. Вместо того чтобы поставить общую задачу, сформулируйте её по FAST: 

“Разработать первые три модуля курса по базовым навыкам работы с IT-инфраструктурой за две недели (Ambitious), ежедневно отслеживать прогресс (Frequent), установив конкретные задачи для каждого модуля: создание лекции по основам сетевой безопасности, разработка практических заданий по настройке серверов и подготовка тестов для закрепления материала (Specific). Каждую неделю делимся обновлениями с преподавателями и методистами для быстрой обратной связи (Transparent)”.

Когда использовать метод FAST?

Метод FAST отлично подходит для проектов, в которых важно иметь возможность быстро адаптироваться к изменениям в условиях неопределенности, например, при запуске нового продукта или разработке прототипа. Этот подход позволяет команде сохранять темп и фокус на ключевых задачах, но при этом гибко корректировать действия по мере поступления новых данных. Однако для долгосрочных задач, требующих стабильности и последовательности, FAST может оказаться менее удобным, так как он по определению предусматривает множество адаптаций и изменений.

Как автоматизировать выполнение задач?

Для того чтобы рабочие задачи выполнялись быстрее и эффективнее, нужно не только правильно их формулировать, но и внедрять автоматизацию. Здесь важны два аспекта: выбор подходящей техники постановки задач (чтобы цели были ясными и достижимыми) и использование автоматизации (чтобы снизить затраты времени на рутинные задачи и контроль).

Разные методы постановки задач – SMART, CLEAR и FAST – помогают формулировать их так, чтобы они были понятными, достижимыми и актуальными для всей команды. 

Однако, даже самая чётко поставленная задача требует времени на ее выполнение и контроль. Сократить эти затраты и повысить эффективность управления процессами можно с помощью интегратора Vakas-tools, который позволит:

Упростить коммуникацию и обмен данными – с помощью автоматических отчетов и уведомлений, которые доставляются нужным людям в нужное время.Такой подход обеспечит прозрачность и облегчит совместную работу, так как каждый будет знать, на каком этапе находится проект и что необходимо делать дальше. Например, когда сделка переходит на определенный этап воронки, менеджер получает уведомление и может своевременно связаться с клиентом и повысить вероятность продажи онлайн-курса.

Объединение правильного метода постановки задач с автоматизацией через Vakas-tools поможет команде:

1. Экономить время – не нужно вручную отслеживать прогресс, собирать отчеты и отправлять напоминания.

2. Сохранять концентрацию на главных задачах – рутинные процессы уходят в сторону и позволяют сосредоточиться на достижении ключевых целей.

3. Повышать прозрачность и вовлеченность команды – все участники проекта получают актуальные данные и обновления – это снижает вероятность недопонимания и ошибок.

Такой подход поможет вашей онлайн-школе не только повысить продуктивность, но и создать более организованный рабочий процесс, в котором задачи выполняются быстрее и качественнее.