Исповедь одного руководителя: как делегирование помогает развивать онлайн-школы

Когда я запускала свою онлайн-школу, всё держалось на мне: от записи первого курса до ответа на письма студентов. Я буквально жила этим проектом – и “знала в лицо” каждого нового клиента. Да что там клиента, каждого нового лида! Но со временем пришло осознание: чем быстрее растёт школа, тем больше задач становится, и мой день растягивается до бесконечности.

Я все делала сама: редактировала видео, настраивала рекламу, общалась с учениками. Казалось, что доверить эти задачи кому-то ещё – это риск потерять контроль над качеством и, возможно, даже испортить репутацию школы, ведь наемным работникам все равно – они сидят “на зарплате” и не очень переживают о результатах... А мне очень хотелось, чтобы всё было идеально. Кто, если не я, знает, как это сделать?

Но чем дальше, тем яснее становилось: если я хочу, чтобы школа росла, а в моей повседневности все таки было время на семью, хобби и в целом жизнь “вне работы” без чувства вины – нужно что-то менять!

Глава первая: мой первый персональный ассистент

Если честно, до последнего я сомневалась, стоит ли нанимать ассистента. Мне казалось, что если я не буду сама контролировать и отслеживать процессы – все просто рухнет! 

Решение пришло после очередной бессонной ночи, когда я до трёх утра разбирала домашки учеников и настраивала рекламу. Сколько можно? Я поняла, что, если ничего не поменяю, просто выгорю и проект, ради которого я сейчас жертвую своим временем и здоровьем умрет сам собой! Даже думать об этом было очень обидно и больно… Тогда я решилась на первый шаг – найти человека, который сможет разделить со мной эту нагрузку.

Своего первого ассистента я искала через знакомых, по “сарафану”. После нескольких неудачных встреч мне удалось найти замечательную девушку, которая сразу поняла, как устроена моя школа, и быстро включилась в процесс. Первым делом я передала ей рутинные задачи: ответы на письма, оформление заявок на курсы, организацию моих встреч и напоминания о дедлайнах.

Знаете, что удивило меня больше всего? Уже в первую неделю ее работы я почувствовала облегчение. Наконец-то у меня появилось время, чтобы сосредоточиться на действительно важных задачах: доработке нового курса, поиске идей для развития. А самое приятное – у меня стало больше времени на себя и семью.

Этот первый шаг стал поворотным моментом в развитии школы. Тогда я поняла: делегирование – это не про потерю контроля, это про создание пространства для роста!

Глава вторая: аппетиты растут!

После того как я увидела, как изменился мой день с появлением ассистента, стало очевидно: делегирование работает! Из “загнанной лошади” и превратилась в   настоящего эксперта и лицо своей школы: занималась контентом курсов, участвовала в бизнес-завтраках, пошла на дополнительное обучение и придумала новые программы. Студентов становилось всё больше, появилась пара новых полноценных курсов, а вместе с ними – десяток новых задач, который невозможно было решить, даже если бы мы вдвоем с ассистентом работали 24/7. Мне стало ясно, что одного ассистента недостаточно. 

Маркетолог

Чтобы школа продолжала развиваться, нужно привлекать специалистов. После первого опыта с ассистентом было уже гораздо проще и не так страшно. Первым делом я нашла маркетолога, который взял на себя настройку рекламы и продвижение курсов. Все таки, это один из самых важных моментов – без учеников нет школы, а без клиентов – бизнеса. Это была настоящая сказка! Вместо того чтобы тратить часы на изучение очередного гайда по Яндекс Директ, я просто смотрела отчёты и согласовывала бюджеты. 

Методист

Следом в команду пришёл методист. Он помог сделать мои курсы ещё лучше: пересмотрел структуру занятий, добавил интерактивные элементы, геймификацию и сделал обучение более увлекательным. На этом моменте я поняла, что даже если ты самый классный эксперт – не факт, что у тебя получится отлично учить других! Я увидела моменты в которых мне не хватало системности, вопросы, которые казались очевидными для меня, но не для моих учеников и вызывали у них фрустрацию.  Благодаря приходу этого члена моей команды отзывы наших студентов улучшились, и на новые потоки стали приходить ещё больше заявок.

Технический специалист

На том моменте, когда наша школа предлагала уже три курса разной длительности и сложности, все чаще начали возникать проблемы с выдачей материалов, доступами к записям и т.д. Стало понятно, что продолжать делать это все своими силами “на коленке” не получится. Так в команде появился технический специалист. 

Он перенес все наше “добро” на GetCourse, настроил все необходимые интеграции с помощью Vakas-tools – инструмента, который особенно ценится техническими специалистами за его надежность, удобство и гибкость. Vakas-tools позволяет эффективно решать рутинные задачи, интегрировать разные системы, упрощать управление онлайн-школой, а также настраивать напоминания и оповещения. Именно благодаря этому инструменту мы смогли автоматизировать большинство процессов, которые раньше занимали много времени и требовали ручного вмешательства. Теперь наша школа работает идеально!

Работа технического специалиста практически незаметна, но её результат ощущается каждый день и на каждом шагу. Благодаря ему я могу быть уверена, что мои ученики получат материалы, видео, сертификаты без задержек и сбоев, а новые клиенты навряд ли пропустят вебинар, потому что это гораздо сложнее сделать после трех автоматических напоминаний. Этот человек стал не просто частью команды, а настоящей опорой, на которую можно положиться. Теперь я знаю: стабильность и удобство обучения во многом зависят от таких незаметных, но невероятно важных специалистов.

Постепенно команда расширялась. Добавились специалисты по продажам, которые отвечают за обработку заявок, и SMM-менеджер, который разгрузил ассистента и взял на себя ведение социальных сетей.

Как распределяются задачи в нашей команде:

1. Маркетолог: ведёт рекламные кампании, анализирует статистику, предлагает новые идеи продвижения.

2. Методист: отвечает за качество курсов, обновление материалов, разработку новых программ.

3. Ассистент: продолжает заниматься рутиной: почтой, расписанием, организацией вебинаров.

4. Менеджеры по продажам: общаются с потенциальными учениками, помогают выбрать подходящий курс.

5. Техническая поддержка: следит за стабильной работой платформы, решает технические вопросы учеников.

6. SMM-менеджер: готовит контент и ведет социальные сети.

Удалённый формат работы стал большим плюсом. У меня у самой онлайн-школа и я учу людей удаленно. Я верю в то что можно создать отличную команду в виртуальном пространстве, поэтому не ограничиваюсь поиском сотрудников только в своём городе.  Такой подход помог мне найти лучших профессионалов, распределенных по всей стране. Каждый работает в своём темпе, из удобного для него места, а мы остаёмся на связи через мессенджеры и платформы для совместной работы.

Сегодня моя команда – это группа самых талантливых специалистов, каждый из которых вносит свой вклад в развитие школы. И знаете, что самое важное? Благодаря их помощи я могу фокусироваться на стратегических задачах и делать то, что люблю больше всего – создавать курсы, которые вдохновляют и меняют жизнь моих учеников!

Как делегирование сказалось на доходах моей школы

Честно признаюсь, вначале я очень боялась тратить деньги на команду. Казалось, что если буду платить ассистенту, маркетологу и другим специалистам, мне самой останется меньше. Жадничала, пыталась справляться сама, думая, что так сэкономлю.

Но оказалось, что всё работает совсем иначе. Каждый человек в команде вносил свой вклад: маркетолог привёл больше клиентов, методист улучшил курсы, а специалист по продажам помогал студентам быстрее принимать решения. Вместо того чтобы застревать в рутине, я начала фокусироваться на создании новых продуктов и стратегическом развитии школы.

В итоге доходы не только не уменьшились, а выросли в разы! Поняла, что деньги, вложенные в профессионалов, возвращаются сполна. Делегирование – это не про «потерю» заработка, а про возможность заработать больше.

Эпилог: уроки, которые я усвоила

С позиции человека, который уже несколько лет руководит классной командой, я могу поделиться сегодня своими уроками, некоторые из которых обошлись мне достаточно дорого: 

Начинайте с малого

Не нужно пытаться делегировать всё сразу. Начните с одной-двух задач, которые можно легко передать: обработка писем, оформление заявок или составление расписания. Я начала с ассистента, и это кардинально изменило мой день и повысило мотивацию двигаться дальше.

Давайте чёткие инструкции

Чем понятнее вы объясните, что и как делать, тем лучше будет результат. Я записываю небольшие видео с пояснениями или делаю чек-листы, чтобы у команды было меньше вопросов. Да, на это нужно время, но оно окупается с лихвой.

Используйте технологии

Яндекс.Трекер, Kaiten и Google Docs – мои лучшие друзья. До недавнего времени моими лучшими друзьями были Trello, Notion и Zoom, но они покинули нас и мы с командой быстро нашли им замену, потому что, когда команда работает на удаленке – без сервисов для совместной работы существовать практически невозможно. Они помогают организовать задачи, не забывать о дедлайнах и видеть, кто над чем работает. Когда всё расписано, контроль становится лёгким и ненавязчивым.

Не бойтесь пробовать

Не всегда получается найти “того самого” сотрудника с первого раза. Это нормально. Пару раз мне приходилось расставаться с людьми, которые не подходили, но в итоге я собрала свою идеальную команду.

Не пытайтесь контролировать каждую мелочь

Это было самым сложным для меня. Но я поняла: если постоянно проверять всё до запятой, это съедает время и лишает команду мотивации. Дайте людям свободу, но оставьте ключевые точки для контроля.

Инвестируйте в профессионалов

Хорошие специалисты стоят денег, но это не трата, а вложение. Например, благодаря маркетологу, я перестала тратить часы на изучение рекламных алгоритмов, а поток заявок вырос в разы.

Доверяйте, но проверяйте

Доверие – это важно, но забывать про контроль совсем нельзя. Регулярные встречи, отчёты и обсуждения помогают избежать недоразумений и держат всех в тонусе.

Уважайте время своей команды

Чёткие дедлайны, понятные задачи и адекватные ожидания – это основа здоровой работы. Когда команда видит, что вы цените их труд, они работают ещё лучше.

Делегирование – это рост

Передавая задачи другим, вы не теряете контроль, а освобождаете себя для стратегических решений. Делегирование дало мне возможность масштабировать школу и заниматься тем, что мне действительно интересно.

Учитесь на ошибках

Ошибки в делегировании неизбежны, и это нормально. Главное – всегда быть открытым, анализировать, что пошло не так, и улучшать процесс.

Каждый из этих уроков помог мне стать увереннее в своей роли руководителя. 

Сегодня для меня делегирование – это рост, который невозможно реализовать в одиночку, это эффект синергии в команде, когда несколько человек способны сделать больше чем каждый из них по отдельности в сумме и я не соглашусь больше ни на какой другой формат!