Онлайн-школа: как защитить и сохранить данные

Резервное копирование и защита данных: must-have для любой онлайн-школы

Уже ни для кого не секрет, что онлайн-школы сегодня полностью зависят от своих данных – учебных материалов, записей уроков, личных кабинетов учеников, финансовых документов, таблиц лидов и прочих важностей. И это вполне объяснимо – потеря информации может произойти в любой момент: из-за сбоя системы, вируса, человеческой ошибки или хакерской атаки. В таких ситуациях восстановить данные без резервных копий бывает невозможно, а последствия это, прямо скажем, катастрофические.

В этой статье поговорим о том, какие риски сегодня существуют для онлайн-школ и как в этих условиях выстроить надежную систему безопасности.

Топ-5 классических причин потери данных

На самом деле, причин, по которым онлайн-школа может потерять свои данные, великое множество. Мы выделили 5 основных, наиболее часто встречающихся на практике.

Человеческий фактор

Самая частая причина потерь – простая ошибка. Кто-то случайно удалил нужный файл, перезаписал базу данных, настроил доступ не тем пользователям или забыл продлить подписку на облако. На практике, например, известны случаи, когда менеджер загрузил старый Excel и 450 контактов пропали из рассылки, обнулив итоги рекламной кампании на которую потратили ни одну сотню тысяч рублей. Такие мелочи кажутся незначительными, но ровно до тех пор пока вы не потеряете результаты нескольких недель (месяцев, лет) работы команды.

Сбои серверов и техники

Иногда оборудование подводит: сервер может выйти из строя из-за перегрева, сбоев питания или просто стечения обстоятельств, видеоплатформа может внезапно “лечь” за пять минут до продающего вебинара, лишив сотню участников возможности оплатить курс. Если данные хранятся только локально, восстановить их будет крайне сложно. Даже облачные решения не дают полной гарантии, если не настроена система резервного копирования с копиями в разных местах.

Вирусы и вредоносные программы

Вредоносное ПО может шифровать или уничтожать данные. Особенно опасны вымогатели – программы, блокирующие доступ к информации, пока не будет уплачен “выкуп”. Часто школам, попавшим в такую ситуацию, приходится переносить старты курса, переделывать все документы, собирать данные об учениках “по крупицам” из личных чатов продажников – в общем, то еще развлечение. 

Кибератаки и утечки данных

В современном IT‑мире хакерские атаки становятся всё изощреннее. Сегодня злоумышленники могут украсть данные учеников, платёжную информацию или просто повредить инфраструктуру – так, в декабре 2022 года в открытом доступе оказались личные данные более 17 миллионов пользователей портала “Московская электронная школа”, включая адреса электронной почты и другую личную информацию пользователей образовательных сервисов. Очень неловко получилось.

Технические обновления и сбои ПО

Иногда потеря данных происходит в процессе обновления системы или миграции на новую платформу. Неправильная настройка, несовместимость версий, некорректный импорт или кривая интеграция между CRM, ботами, лендингами и платёжными модулями – всё это может привести к тому, что данные просто не попадут в нужное место или исчезнут.

Чтобы этого избежать, важно использовать надежный интегратор Vakas‑tools, который обеспечит бесшовный обмен данными между всеми системами – от CRM и мессенджеров до платёжных шлюзов и Гугл документов. Vakas‑tools практически полностью исключает ручные ошибки и гарантирует, что ни одно действие пользователя и ни одна заявка не потеряются при передаче между сервисами во время обновления.

Подробнее о том, как объединить все данные онлайн-школы и автоматизировать обмен между системами, читайте в статье «Единая аналитика: как собрать данные из всех систем онлайн-школы».

Все эти ситуации объединяет одно: их нельзя предсказать, но к ним можно подготовиться. Регулярное резервное копирование защитит онлайн-школу от большинства последствий, сохранив и материалы, и доверие учеников.

Что такое резервное копирование?

Суть резервного копирования состоит в том, что система периодически создаёт копию всех или части файлов и хранит её отдельно от “живой” версии, которую вы используете каждый день. Если основное хранилище повреждено, данные можно вернуть из этой копии.

Каким бывает резервное копирование?

1. Полное – создаётся копия абсолютно всех данных. Надежно, но занимает много времени и места.
2. Инкрементное – фиксирует только новые изменения с момента любого последнего бэкапа (полного или инкрементного). Это экономит место и ускоряет процесс, но для восстановления нужны все промежуточные копии.

Как часто делать бэкап?

Частота зависит от того, как быстро обновляются данные в школе. Если каждый день появляются новые материалы и результаты тестов, логично настроить ежедневное автоматическое копирование.

Зачем хранить копии в нескольких местах?

Надежность бэкапа растёт, если копии библиотеки лежат в разных местах: например, в облаке и на физическом диске в офисе. Если одно хранилище выйдет из строя, второе останется нетронутым.

Как построить надежную систему защиты данных в вашей онлайн-школе?

Выстроить систему защиты информации в онлайн-школе – значит не просто установить антивирус, а продумать целую стратегию: от того, где и как хранятся файлы, до того, кто имеет к ним доступ. Такая система не только снижает риски, но и помогает быстро восстановить работу, если что-то всё же пошло не так. Вот несколько правил, которые стоит соблюдать при разработке своей системы безопасности данных: 

1. Делайте ставку на многоуровневую защиту

Нет одного волшебного инструмента, который защитит всё и сразу. Лучше выстроить несколько уровней:

1. Шифрование – ваши данные превращаются в закодированную “абра-кадабру”, и даже если кто-то их перехватит, прочитать их без ключа невозможно.
2. Контроль доступа – у каждого сотрудника должен быть собственный уровень прав. Например, преподаватели видят только учебные материалы, а администрация – финансовые данные. В этой ситуации они не могут напортачить сразу со всей базой.
3. Двухфакторная аутентификация (2FA) – после ввода пароля система запрашивает дополнительный код. Даже если пароль украдут, войти без второго шага не получится.

2. Настройте независимое резервное копирование

Резервные копии должны храниться отдельно от основного хранилища. Это может быть внешний диск, дополнительное облако или специализированный backup‑сервис. Такая схема защищает вас в случае атаки, сбоя или потери доступа к основному аккаунту.

3. Обучайте команду

Каждый член команды несет ответственность за безопасность данных школы. Даже одна случайная ошибка – несохраненный файл или переход по “вредной” ссылке –  может привести к утечке личной информации учеников или потере всех учебных материалов. Последствия такой невнимательности способны перечеркнуть месяцы работы и нанести школе огромный финансовый и репутационный ущерб.

Чтобы избежать рисков, проводите регулярные короткие обучения: объясняйте, как создавать надежные пароли, не переходить по подозрительным письмам и правильно хранить конфиденциальные файлы. Так, ваша команда будет осознавать свою ответственность и понимать, что делать в случае непредвиденных проблем с данными.

4. Планируйте восстановление после инцидента

Продумайте заранее, что будет, если данные всё-таки потерялись. Где хранятся резервные копии, кто отвечает за их восстановление, сколько времени уйдёт на запуск платформы заново. Лучше прописать это в виде короткой инструкции – с именами ответственных и точными шагами.

5. Используйте проверенные облачные решения для бэкапа

Облако – отличный способ не зависеть от одного физического сервера. Большие провайдеры (Яндекс.Облако, VK Cloud Solutions, Ростелеком Cloud и другие) обеспечивают высокий уровень безопасности и дают возможность автоматического резервного копирования. Главное – выбирать сервисы с надежной защитой и включать шифрование при передаче файлов.

Такая система не требует сложных инвестиций, но помогает онлайн-школе работать уверенно: без страха, что сбой или утечка сведут на нет всё, что вы строили годами.

Обзор наиболее популярных облачных решений

Яндекс.Облако

Yandex Cloud Backup – управляемый сервис для резервного копирования виртуальных машин и серверов, поддерживает пофайловое восстановление и полностью интегрирован с облачной инфраструктурой Yandex.Cloud. Решение соответствует требованиям 152-ФЗ, ISO, GDPR и другим стандартам.

Полезные функции:

1. Автоматическое резервное копирование: вы можете настроить ежедневное или недельное сохранение всех данных школы – материалов, записей учеников, платежей. Это убережет школу от потери информации из-за сбоя, вируса или ошибки на сервере.
2. Пофайловое восстановление: если случайно удалился один документ – не нужно возвращать всё, достаточно восстановить нужный файл из копии.
3. Инкрементные копии: хранятся только изменения, что экономит место и ускоряет процесс. Это важно, когда материалы часто обновляются.
4. Object Storage (объектное хранилище): копии находятся в защищенном облаке – доступ к ним есть из любого места, даже если с основным сервером возникли проблемы.

VK Cloud Solutions

VK Cloud Backup — автоматизированный сервис для резервного копирования виртуальных машин, баз данных, сетевых ресурсов образовательных платформ, поддерживающий самые востребованные сценарии ИТ-восстановления.

Полезные функции:

1. Гибкий процесс создания копий: можно создавать как по расписанию, так и вручную, если планируется важное обновление на платформе – так предотвращается риск потери данных после внедрения новых функций.
2. Защита от вирусов и вредоносных программ: встроенные инструменты проверяют резервные копии на наличие угроз перед восстановлением. Это особенно актуально для школ, хранящих большие архивы материалов.
3. Хранение до 200 копий: легко вернуться к любой предыдущей версии курса, если что-то пошло не так с обновлением.
4. Быстрое восстановление (от 2 минут): не нужно ждать часы – платформа возвращает работоспособность практически сразу после сбоя.

Ростелеком Cloud

“Виртуальный ЦОД” Ростелекома позволяет автоматизированно создавать резервные копии виртуальных машин и дисков, поддерживает хранение копий до года, работает через гибкую панель управления.

Полезные функции:

1. Архивное и оперативное резервирование: данные сохраняются как на случай форс-мажора, так и для регулярной работы – удобно хранить старые релизы учебных материалов или заархивированные ведомости успеваемости.
2. Посуточная тарификация и бесплатный тестовый период: хорошо подходит небольшим школам, которым нужно экономить бюджет и протестировать решение без рисков.
3. Гибкая настройка хранения: можно выбирать глубину архива (от дней до года), чтобы сохранить только актуальное.

СберCloud

Сервис резервного копирования для облачных и физических серверов, баз данных, поддерживается через решение Veeam, оперативно интегрируется с российскими платформами.

Полезные функции:

1. Автоматическое расписание резервирования, которое повторяется по вашему графику.
2. Восстановление любой виртуальной машины: если основной сервер “лег” – можно быстро перенести школу на другой и продолжать обучение.
3. Соответствие стандартам безопасности: все персональные данные учеников и платежи – под защитой, соответствуют требованиям российских законов.

Как выбрать подходящее облачное решение?

Чтобы выбрать подходящее решение для резервного копирования в вашей онлайн-школе, важно сосредоточиться на нескольких ключевых параметрах:

Определите объем и тип данных для хранения

Оцените ситуацию, что вы будете хранить: только материалы курсов, видеоуроки и тесты или ещё и базы учеников и платежные данные. Если объём меняется часто, ищите решение с гибкой тарификацией и возможностью инкрементных копий.

Обратите внимание на автоматизацию и простоту восстановления

Лучше выбирать сервис с поддержкой автоматического бэкапа по расписанию и возможностью быстро восстановить отдельный файл или всю систему. Для онлайн-школ важно, чтобы после сбоя платформа запустилась за считанные минуты, а не дни.

Узнайте, где физически хранятся ваши данные

Для российских школ критичны дата-центры в РФ и соответствие закону о персональных данных. Для справки: все сервисы, которые мы перечислили в этой статье, хранят копии на территории России.

Проверьте уровень безопасности

Обязательно уточните, поддерживается ли шифрование, двухфакторная аутентификация и настройка уровней доступа в команде. Это защитит материалы школы и данные учеников даже при компрометации паролей.

Сравните стоимость

Подсчитайте итоговую цену: не только за место, но и за функции восстановления, техническую поддержку, запуск резервных копий вручную и автоматизацию. Проверьте калькулятор на сайте провайдера – это поможет избежать неожиданных расходов.

Оцените поддержку и простоту внедрения

Выберите облако с понятным интерфейсом и быстрой поддержкой, чтобы можно было самим настраивать резервные копии без специального IT-отдела или долго ожидать ответа на срочный вопрос.

В общем, резервное копирование – это самый простой на сегодняшний день способ защитить все важные данные вашей онлайн-школы от потери из-за сбоев, вирусов или случайных ошибок. Если заранее настроить надёжные бэкапы, восстановить материалы, оценки и работу школы можно за считанные минуты и не “рвать на себе волосы”. Если вы до сих пор этого не сделали – мы точно рекомендуем задуматься и не рисковать важной информацией!