Оплата прошла, а отчёты не сходятся: три ситуации и как их проверить

Клиент оплатил курс. В платёжном сервисе деньги видны, а менеджер в amoCRM продолжает напоминать об оплате. Или наоборот: в CRM стало больше сделок, хотя новых покупок не прибавилось.

Такие ситуации возникают и при автоматической передаче данных. Чтобы найти причину, нужно проследить одну покупку: какое событие получила каждая система, к какому заказу его отнесла и что обновила.

Разберём три ситуации из сторонних публикаций и документации сервисов. Покажем, что проверить и какие возможности Vakas-tools (Вакас-тулз) помогают настроить обмен данными в похожих сценариях. Описанные случаи не являются кейсами внедрения Vakas-tools (Вакас-тулз).

1. Одна покупка превратилась в несколько сделок

При аудите онлайн-школы интегратор обнаружил дубли сделок, создаваемых из GetCourse в amoCRM. В системе также накапливались повторные карточки товаров, а аналитику приходилось собирать вручную. Если отчёт складывает бюджеты дублирующихся сделок, одна покупка может попасть в итог несколько раз. При этом в платёжном сервисе будет только одна оплата.

Что проверить

Возьмите конкретный заказ и найдите связанные с ним сделки в amoCRM. Сравните номер заказа, товар, сумму и время создания карточек.

Важно отличить повторную передачу одного заказа от новой покупки того же человека. Один контакт может купить несколько курсов, поэтому совпадение телефона само по себе ещё не означает дубль сделки.

Как помогает Vakas-tools (Вакас-тулз)

В Vakas-tools (Вакас-тулз) можно включить поиск существующего контакта, ограничить поиск сделок выбранными воронками и добавить условие по дополнительному полю. Отдельно настраивается поиск среди закрытых сделок. Эти возможности описаны в инструкции по передаче данных в amoCRM.

Если в вашей схеме одному заказу соответствует одна сделка, номер заказа можно передавать в дополнительное поле и использовать при поиске. Затем настроить обновление найденной сделки при поступлении новых данных.

Перед запуском проверьте два сценария:

1. Повторно пришли данные одного заказа: существующая сделка обновилась, лишняя не появилась.
2. Тот же клиент оформил другую покупку: она не перезаписала данные предыдущей.

Так правила поиска помогают направлять данные в нужную сделку. Уже накопленные дубли нужно проверить отдельно: изменение настроек передачи само по себе не очищает старые записи.

2. Деньги получены, но заказ не завершён

В GetCourse описана ситуация, когда оплата поступила, а статус заказа не изменился на «Завершен». Одна из настроек, которые стоит проверить „Завершать заказ автоматически при получении оплаты“. По умолчанию она включена, но её могли отключить. Это особенность настройки, описанная в документации GetCourse, а не история конкретной школы.

Если отчёт или дальнейший процесс отбирает только завершённые заказы, оплаченная покупка с другим статусом может не попасть в эту выборку.

Что проверить

Сначала выясните, что именно отсутствует:

1. Сам платёж в платёжном сервисе.
2. Запись о поступившей оплате в заказе GetCourse.
3. Нужный статус заказа после оплаты.

Если запись о платеже есть, сравните полученную сумму со стоимостью заказа. При частичной оплате ожидать завершения заказа может быть рано. Затем проверьте настройки предложения и условия отчёта или процесса.

Как помогает Vakas-tools (Вакас-тулз)

Решение зависит от того, где принимается оплата и как создаётся заказ.

Если платёж уже записан в GetCourse, причину неизменившегося статуса нужно искать в настройках самого GetCourse. Создавать ещё одну запись об оплате для исправления статуса не нужно.

Если оплата принимается во внешнем сервисе, а заказ в GetCourse создаётся через Vakas-tools (Вакас-тулз), можно настроить создание платежа вместе с заказом. В действии «Заказ» отдельно задаются стоимость, статус и чекбокс «Оплачен», который добавляет запись об оплате. Параметры описаны в инструкции по передаче данных в GetCourse.

Такое правило должно срабатывать на подтверждённую оплату. Перед его включением убедитесь, что другой процесс или интеграция уже не создаёт тот же заказ и платёж.

После настройки проверьте результат целиком: в заказе указана правильная сумма, платёж учтён один раз, статус соответствует условиям покупки, а ученик получил предусмотренный доступ.

3. Платёж есть, а уведомление о нём не дошло

Технический специалист Ольга Антонова описала запуск международной школы: Stripe принял оплату, но информация об успешном платеже не поступила в Prodamus.XL. Заказ остался неоплаченным, и покупатель не получил доступ к материалам.

По словам автора, после обращения в поддержку выяснилось, что для связки Stripe → Prodamus.XL изменился вебхук и добавились новые события, отдельного предупреждения не было. Подключение перенастроили, после чего оно заработало. 

В этом случае речь идёт о Stripe и платформе Prodamus.XL. Пример показывает, почему важно проверять весь путь оплаты.

Что проверить

Найдите платёж в исходном сервисе и проследите передачу уведомления дальше:

1. Отправил ли источник данные об успешной оплате?
2. Получила ли их следующая система?
3. Сработало ли нужное правило?
4. Обновились ли заказ, сделка и доступ?

Сохраняйте номер заказа, идентификатор платежа и время операции. По ним проще сопоставить записи в разных сервисах.

Как помогает Vakas-tools (Вакас-тулз)

Если данные передаются через Vakas-tools (Вакас-тулз), история обработки помогает проверить приём события и его отправку дальше. При сбое автоматической отправки предусмотрена ручная повторная отправка. 

Например, в сценарии Prodamus → amoCRM Vakas-tools (Вакас-тулз) получает уведомление, проверяет условия правила, находит контакт и сделку, записывает выбранные данные платежа и может изменить этап сделки.

Порядок проверки зависит от результата:

1. События нет в Vakas-tools (Вакас-тулз). Проверьте настройки отправки уведомления в исходном сервисе.
2. Событие пришло, но сделка не обновилась как нужно. Проверьте условия правила, поиск сделки и соответствие полей.
3. При отправке возникла ошибка. Устраните причину и проверьте результат в принимающем сервисе. Если данные не записались, повторите отправку.

Повторная отправка требует внимания: ошибка ответа ещё не всегда означает, что принимающая система ничего не сделала. Сначала проверьте, не появился ли заказ или платёж, чтобы не создать дубль.

Vakas-tools (Вакас-тулз) помогает разобраться в обработке поступивших к нему событий. Если уведомление не дошло до сервиса, сначала нужно восстановить его передачу из источника.

Что проверить в своей онлайн-школе

Начните с одной покупки. Найдите платёж, заказ в системе обучения и сделку в CRM, затем проследите обмен данными по вашей фактической схеме.

Проверьте:

1. Платёж относится к нужному заказу и клиенту.
2. В CRM нет лишней сделки по этой покупке.
3. Сумма и статус записаны в правильные поля.
4. Повторное уведомление не создаёт лишних записей.
5. Доплата обновляет данные нужного заказа.
6. Доступ выдаётся на предусмотренных условиях.

Для доплат отдельно определите, что хранится в каждом поле: сумма последнего платежа, общая оплаченная сумма или остаток. 

Перед сравнением итоговых отчётов также убедитесь, что они считают одно и то же за одинаковый период: стоимость заказов, поступившие платежи или бюджеты сделок.

Vakas-tools (Вакас-тулз) позволяет настроить поиск нужных записей, передачу сумм и статусов, а также проверить обработку событий. Результат стоит оценивать по конкретной покупке: деньги учтены, менеджер видит актуальные данные, ученик получил доступ. Такой тест полезно повторять после изменения правил интеграции и перед новым запуском.