Один ученик это несколько заказов GetCourse: как вести сделки в amoCRM и не путать повторную покупку с дублем
Рассмотрим учебный пример. Анна частично оплатила курс по фотографии, а через неделю купила практикум по обработке снимков. В GetCourse у неё два заказа. Но в amoCRM название и сумма первой сделки заменились данными второго заказа. Теперь менеджеру сложно понять, за что Анна ещё должна доплатить.
Чтобы повторные заказы GetCourse не смешивались в amoCRM, каждой покупке нужна своя запись. Можно вести отдельную сделку на заказ или хранить несколько заказов в каталоге, связанном с одной сделкой. Выбор зависит от того, как работает отдел продаж. Покажем оба варианта через Vakas-tools.
Почему у одного контакта может быть несколько сделок
В этой связке важно различать три вида записей:
- Контакт amoCRM - сведения об ученике и история общения с ним.
- Заказ GetCourse - конкретное оформление покупки с номером, стоимостью и состоянием оплаты. Платежей по одному заказу может быть несколько.
- Сделка amoCRM - процесс продажи: этап, ответственный менеджер и дальнейшие действия.
Совпадающий телефон помогает найти человека. Но если он покупает два разных курса, телефон не подскажет, к какой покупке относится новая оплата.
Выберите подходящую модель:
- Отдельная сделка на заказ - если для каждой покупки нужны свой этап воронки, ответственный и дальнейшие действия.
- Одна сделка на текущую продажу - если менеджер меняет предложение и переоформляет заказ в рамках одной договорённости. Здесь важно определить, какой заказ действующий.
- Одна сделка с каталогом заказов - если менеджер ведёт общий процесс продажи, а состав и состояние нескольких заказов нужно хранить отдельными записями, связанными с этой сделкой.
Повторная покупка, доплата и дубль, как их различать
Сначала разберём модель отдельных сделок. Здесь ориентируйтесь на событие и смысл покупки.
|
Что произошло |
Как это учитывать |
|
Ученик купил другой курс, появился новый заказ |
Создать отдельную сделку и связать её с существующим контактом |
|
Ученик доплатил по прежнему заказу |
Обновить оплаченную сумму и остаток в сделке этого заказа |
|
По прежнему заказу изменился статус |
Обновить соответствующую сделку по установленным правилам |
|
Сведения об одном заказе пришли повторно |
Найти прежнюю сделку, чтобы повтор передачи не создал ещё одну продажу |
|
Ученик заново оформил ту же покупку и получил другой номер заказа |
Проверить причину: отдельная покупка, замена заказа или случайное повторное оформление |
Два разных номера ещё не доказывают, что ученик хотел купить два курса. Он мог повторно заполнить форму для той же покупки. Для такого случая менеджеру нужно правило: какой заказ считать действующим и что делать с предыдущим.
Почему данные разных заказов попадают в одну сделку
Интеграция нашла Анну по телефону и ищет подходящую сделку среди её покупок. Если номер заказа в поиске не участвует, под обновление может попасть карточка другого курса. В неё запишутся новые название, сумма или статус.
Номер заказа в названии сделки помогает менеджеру ориентироваться. Для автоматического сопоставления через Vakas-tools (Вакас-тулз) его нужно передавать в выбранное дополнительное поле и использовать при поиске.
Дубли сделок в amoCRM могут появляться и по обратной причине: нужная карточка есть, но не участвует в поиске. Например, она уже закрыта или находится в другой воронке. Поэтому важно проверить и номер заказа, и остальные условия выбора сделки.
Как Vakas-tools (Вакас-тулз) находит сделку по заказу
Vakas-tools (Вакас-тулз) принимает сведения о заказах из GetCourse и по заданным правилам создаёт или обновляет контакты и сделки amoCRM. Возможности обмена описаны на странице интеграции GetCourse и amoCRM.
В модели «один заказ - одна сделка» обработка состоит из трёх этапов:
- Найти ученика. Контакт ищется автоматически: сначала по email, если совпадения нет, по телефону, затем по дополнительному полю контакта, если оно настроено. Выбирается только это дополнительное поле; порядок поиска фиксирован. Настройка «Всегда создавать новую сделку» поиск контакта не отключает: при совпадении используется существующая карточка, новая создаётся, если контакт не найден.
- Найти его заказ. В Vakas-tools (Вакас-тулз) предусмотрен готовый набор «Поля для оплат»: он создаёт в amoCRM поле «№ заказа ГК» вместе с полями «Стоимость тарифа», «Оплачено», «Осталось оплатить» и другими данными заказа. Заводить каждое поле вручную не требуется. Для поиска выберите «№ заказа ГК» в параметре «Доп. поле сделки для поиска» и укажите номер поступившего заказа как значение.
- Передать изменения. Настройте создание или обновление сделки и запись нужных данных. При найденном совпадении обновляется существующая карточка; если подходящей сделки нет, создаётся новая. Суммы, статус и изменение этапа задаются в действиях правила.
Номер заказа должен приходить из GetCourse и записываться в то же поле, которое участвует в поиске. Одного выбора поля недостаточно. Если номер отсутствует или контакт не найден из-за разных данных, сопоставление нужно проверить отдельно.
Когда удобнее одна сделка и каталог заказов
Если отдельные этапы для каждой покупки не нужны, заказы можно хранить в каталоге amoCRM, в списке записей, связанных со сделкой. В Vakas-tools (Вакас-тулз) для этого есть шаблон «Заказы (для триггеров оплаты)».
У каждого заказа будет своя запись с номером, продуктом, суммой и состоянием оплаты. Когда приходят новые данные того же заказа, например доплата или сведения о возврате, сервис обновляет соответствующую запись. Номер заказа позволяет отличить такое обновление от новой покупки.
Каталог сначала подключают в общих настройках интеграции, затем добавляют действие «Запись в каталог amoCRM» в правило оплаты. Правило должно найти или создать сделку, к которой будут привязаны записи заказов. В варианте одной общей сделки поиск самой сделки настраивают под общий процесс продажи; номера отдельных заказов различаются уже в каталоге.
Так можно видеть несколько заказов при одной сделке, сохраняя их суммы и статусы отдельно. Для каждого заказа не появится собственный этап воронки - если он нужен менеджеру, выбирайте модель отдельных сделок.
Пример: две покупки и доплата одного ученика
Вернёмся к Анне. В учебном примере используются условные номера и суммы.
|
Событие в GetCourse |
Отдельные сделки |
Одна сделка и каталог заказов |
|
Заказ № 1001: курс за 30 000 ₽, оплачено 10 000 ₽ |
Сделка курса: оплачено 10 000 ₽, остаток 20 000 ₽ |
Запись № 1001, связанная с общей сделкой: оплачено 10 000 ₽, остаток 20 000 ₽ |
|
Заказ № 1002: практикум за 5 000 ₽, оплачен полностью |
Вторая сделка у контакта Анны |
Запись № 1002 в каталоге, связанная с той же сделкой |
|
Доплата 20 000 ₽ по заказу № 1001 |
В первой сделке оплачено 30 000 ₽, остаток ноль |
В записи № 1001 оплачено 30 000 ₽, остаток ноль |
После трёх событий у Анны либо две сделки, либо одна сделка с двумя записями заказов. В обоих вариантах доплата относится к курсу, а данные практикума сохраняются.
Стоимость заказа, оплаченную сумму и остаток храните отдельно. Если в бюджет сделки по очереди записывать то цену курса, то очередной платёж, отчёт станет неоднозначным. В нашем примере после доплаты цена курса остаётся 30 000 ₽, а размер последнего платежа 20 000 ₽.
В стандартное поле «Оплачено» Vakas-tools (Вакас-тулз) передаёт сумму, которую клиент заплатил деньгами, если GetCourse предоставил эти данные. Это показатель оплаты клиента; поступление школе после удержания комиссии нужно учитывать отдельно. Для полностью оплаченного заказа остаток обнуляется.
Какие действия назначить для полностью оплаченных, частично оплаченных и отменённых заказов, разбираем в статье о сегментации по оплатам в онлайн-школе.
Что проверить, если дубли продолжают появляться
В модели отдельных сделок возьмите один проблемный заказ и проверьте настройки на его примере.
- Контакт найден правильно. Разные телефоны и email могут привести к нескольким карточкам одного ученика.
- Номера совпадают. В данных GetCourse, значении поиска и поле сделки должен быть номер нужного заказа.
- Проверка существующих сделок включена. Режим создания новой сделки без поиска может порождать повторные карточки даже при заполненном номере заказа.
- Сделка входит в область поиска. Проверьте выбранные воронки и учёт закрытых сделок, особенно после ручного переноса карточки менеджером.
- Правила согласованы. Регистрация, заказ и оплата не должны независимо создавать сделки там, где вы ведёте одну покупку.
После исправления настроек проведите тест: новый заказ, доплата, повторная передача того же заказа и вторая покупка. Повторите передачу после закрытия первой сделки. На каждом шаге проверяйте количество сделок и номер заказа в обновлённой карточке. Если используете каталог, дополнительно проверяйте число записей заказов и их связь с нужной сделкой.
Накопленные дубли разберите отдельно: изменение правил будущей передачи не объединяет старые записи автоматически.
С чего начать в своей школе
Определите, нужен ли каждому заказу свой этап продажи или достаточно отдельной записи в каталоге при общей сделке. Проверьте выбранную модель на одном ученике с двумя заказами. Доступные данные заказа и переход к инструкции Vakas-tools собраны в сценарии передачи статусов заказов GetCourse в amoCRM.
Ожидаемый результат проверки прост, менеджер видит каждый самостоятельный заказ, его оплату и остаток. Новая покупка получает свою запись, а доплата обновляет сведения о нужном заказе.
