Мультизадачность: как справляться с срочными задачами?

Мультизадачность: как справляться с потоком срочных дел, и нужно ли это сегодня?

По мотивам истории “Не мы такие, жизнь такая”! 

Мир, в котором мы живем, стремительно ускоряется, информация льется нескончаемым потоком и кажется, что единственная возможность остаться на плаву для нас – стать мультизадачными. Сегодня не важно кто мы – руководитель онлайн-школы или технический специалист – каждая минута для нас на вес золота, а количество процессов на квадратный метр просто зашкаливает. Успеть все и сразу – вот современный вызов, который перед нами ставит общество, и чтобы не отстать от этого бесконечного марафона важных дел, мы пытаемся объять необъятное, разрываясь между задачами и дедлайнами.

Распространенные мифы и суровая реальность мультизадачности

С одной стороны, может показаться, что мультизадачность – это очень полезная штука. Многие считают, что именно она есть ключ к высокой продуктивности: если делать несколько дел одновременно, то логично предположить, что вы сможете выполнить их быстрее. 

Существует множество мифов о том, что мультизадачность позволяет нам:

1. экономить время: вы можете параллельно отвечать на email, готовить еду и участвовать в онлайн-совещании;

2. разнообразить задачи: вы не застреваете на одном и том же задании, а постоянно переключаетесь;

3. тренировать навык распределения внимания: постоянное переключение стимулирует мозговую активность и помогает быстрее реагировать на изменения.

Увы, реальность далека от этой идеальной картинки. Исследования ученых из Института мозга будущего при Оксфорде показали, что человеческий мозг не приспособлен к одновременному выполнению нескольких задач. Переключение между разными видами деятельности требует времени и энергии. Это называется “затратами на переключение”. Вместо того чтобы ускоряться, вы тратите больше времени на то, чтобы заново вникнуть в каждую задачу. В итоге ваша эффективность падает, а качество работы страдает. 

Кроме того, мультизадачность часто ведет к:

1. потере концентрации внимания: частое переключение между делами снижает фокусировку. Вместо того чтобы углубляться в работу, вы мельком касаетесь разных задач.

2. снижению качества результатов: в спешке легко допустить ошибки. Чем больше задач мы выполняем одновременно, тем выше риск недочетов и недоделок.

3. повышению уровня стресса: мозг не создан для многозадачности. Постоянное напряжение и попытки успеть все и сразу неизбежно приводят к выгоранию.

Стратегии эффективного управления потоком срочных дел

Если вам все таки хочется повысить свою эффективность – вместо “игры в Цезаря” – обратитесь к проверенным инструментам и техникам работы с личной эффективностью.

Приоритизация задач по матрице Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – простой, но мощный инструмент для управления временем. Она делит все дела на четыре категории:

1. Важные и срочные: задачи, которые требуют немедленного внимания. Это ваши самые важные проекты, дедлайны и проблемы, требующие немедленного решения.

2. Важные, но несрочные: задачи, которые имеют для вас большое значение, но не требуют мгновенного выполнения. Например, отдельные этапы долгосрочных проектов.

3. Срочные, но неважные: задачи, которые нужно сделать быстро, но они не оказывают значительного влияния на ваши долгосрочные цели. Это могут быть, например, не очень важные звонки, встречи или задача отправить пальто в химчистку перед сезоном.

4. Несрочные и неважные: задачи, которые не имеют большого значения и могут быть выполнены в любое время. 

Разделив свои задачи в соответствии с этими категориями, вы сможете гораздо эффективнее сосредоточиться на том, что действительно важно, и минимизировать моменты, в которые вы отвлекаетесь на какие-либо несущественные и ни на что не влияющие процессы.

Time Blocking Метод 

Этот метод предполагает разделение рабочего дня на блоки времени, каждый из которых предназначен для выполнения определенной задачи или группы задач.

Как внедрить этот метод: 

Шаг 1. Определите свои цели и приоритеты: составьте список задач, которые вам необходимо выполнить сегодня и разделите их по степени важности и срочности.

Шаг 2. Разбейте свой день на блоки времени. Длительность этих блоков может быть абсолютно разной: например отвечать на входящие письма вы можете 30 минут, а на созвон с коллегами выделить, например, полтора часа. 

Шаг 3: Соблюдайте расписание: не откладывайте задачи на потом и не переносите блоки. Старайтесь придерживаться своего плана и не переключайтесь на другие дела. 

Важно! Включите в расписание время для перерывов и отдыха.

Делегирование и автоматизация рутинных задач

Делегирование и автоматизация – самые важные стратегии для управления срочными делами и освобождения времени для более важных задач.

Делегирование: не бойтесь передавать рутинные или менее важные задачи другим людям. Даже если вы фрилансер и работаете самостоятельно, наверняка у вас есть работа, которую можно передать ассистенту за небольшое вознаграждение.  Для того чтобы этот фокус сработал, убедитесь, что делегируемая задача четко описана и понятна исполнителю. Делегирование позволит вам сосредоточиться на задачах, требующих вашего уникального навыка и внимания и быть, в итоге, максимально эффективным и продуктивным.

Автоматизация: используйте новые технологии и сервисы для выполнения повторяющихся рутинных задач: рассылки автоматических напоминаний, составления расписания публикаций в соцсетях, ответов на стандартные вопросы клиентов и много другого. Современные решения могут очень сильно упростить вашу жизнь.

Выбирайте наиболее подходящий сервис для интеграции в зависимости от того, что вам нужно и каковы масштабы вашей деятельности. Например, если вы в основном работаете только с сервисами Microsoft, возможно самым простым и удобным для вас будет платформа Microsoft Flow. Если вы управляете работой онлайн-школы и вам нужно интегрировать множество сервисов (Tilda, amoCRM, Getcourse, Битрикс24, Salebot, SmartSender и др.), вам будет более полезен Vakas-tools.

Регулярные перерывы и отдых для восстановления энергии

В организации своего рабочего дня очень важно помнить о том, что работа без перерывов приводит к выгоранию и снижению продуктивности. Регулярный отдых важен для поддержания высокого уровня энергии и концентрации. Поэтому убедитесь, что вы выделили время на:

1. микроперерывы: каждые 25-30 минут отводите 5 минут на небольшие физические упражнения, растяжку или просто прогулку по офису или комнате. Это помогает снизить усталость и улучшить кровообращение.

2. длинные перерывы: обязательно включайте в свой день один или два длинных перерыва (15-30 минут) для полноценного отдыха. В это время можно сделать что-то приятное: почитать, послушать музыку, выйти на свежий воздух.

3. отдых в конце дня: заканчивайте рабочий день полным отключением от работы. Выделите себе время на хобби, общение с семьей и друзьями, занятия спортом. 

Важно! Полноценный отдых нужен для восстановления сил и сохранения мотивации для будущих свершений!

Когда мультизадачность может быть полезна?

Несмотря на то, что мы точно не агитируем вас к внедрению принципов многозадачности в вашу жизнь, в некоторых случаях ее пользу все таки сложно отрицать. Например,

При выполнении задач, не требующих глубокой концентрации

Мультизадачность действительно может быть полезна, когда речь идет о простых и рутинных задачах, которые не требуют значительных умственных усилий или глубокого фокуса. Например, сортировка электронной почты, копирование и вставка данных или выполнение задач по шаблону. В таких случаях ваш мозг работает на “автопилоте”, и вы можете легко переключаться между несколькими простыми задачами, не теряя продуктивности.

При комбинирование задач из разных сфер деятельности 

Еще один случай, когда мультизадачность может быть полезной, — это сочетание задач из разных сфер. Например, вы можете слушать обучающий подкаст или аудиокнигу, пока занимаетесь спортом или убираете дома. Такое распределение внимание позволит вам эффективно использовать время: получать новую информацию выполняя рутинные дела.

В краткосрочные периоды для решения срочных вопросов

Иногда мультизадачность может быть полезна на коротких отрезках времени для решения срочных вопросов. Нам всем знакомо слово “Аврал” и то что скрывается за ним. Иногда нам просто необходимо одновременно включиться в несколько параллельно идущих процессов. Однако важно помнить, что это должно быть временным решением, а не постоянной практикой, поскольку постоянное переключение между задачами вредит продуктивности и качеству работы в долгосрочной перспективе.