Секреты эффективного управления онлайн-командой

 Как не потерять контроль: секреты эффективного управления онлайн сотрудниками

Пандемия COVID-19 серьезно изменила образовательный ландшафт, сделала онлайн-обучение не временной мерой, а долгосрочной тенденцией. Но, если вы думали, что перевести всё обучение в онлайн – было самым сложным, что могло с вами случиться, у нас для вас плохая новость.

Управление онлайн-школой сегодня – это постоянный челлендж! А успех этого челленджа зависит от ее способности эффективно руководить удаленно работающими преподавателями, техническими специалистами и административным персоналом. Важно не только поддерживать высокие стандарты обучения, но и обеспечивать продуктивность, мотивацию и дисциплину сотрудников, находящихся за экранами компьютеров в разных уголках мира.

В этой статье мы поговорим о том, как найти золотую середину между контролем и свободой, строгостью и гибкостью, и какие инструменты помогут сделать процесс управления эффективным, не убивая при этом мотивацию и самостоятельность людей. Поехали?!!

Все дело в людях!

В основе эффективного управления удаленными работниками лежат три “кита”: люди, цели и правила. Давайте рассмотрим эту систему подробнее.

Подбор в команду подходящих людей

С самого начала нужно понимать, что для работы в вашей школе подходят далеко не все! Необходимо выбирать сотрудников, которые не только обладают нужными профессиональными компетенциями, но и способны эффективно работать в онлайн формате. Это означает, что они должны уметь самостоятельно планировать свой рабочий день, быть ответственными и проявлять инициативу без постоянного надзора. Подобные качества позволяют сотрудникам не только адаптироваться к динамике удаленной работы, но и успешно справляться с задачами.

Цели и ожидания

Чтобы все члены команды были мотивированы и нацелены на результат, необходимо четко формулировать цели, которые соответствуют как стратегическим задачам школы, так и личным стремлениям сотрудников. Это создает синергию и повышает общую производительность. 

Четкое определение целей помогает вам не только по максимуму использовать нематериальную мотивацию и вдохновлять тех, кто работает с вами. С ними вы сможете выстроить понятную систему KPI (ключевых показателей эффективности), чтобы оценивать и стимулировать продуктивность своих сотрудников. В удаленной работе это очень важно, потому, что вы понятия не имеете, чем занимаются люди в течение дня и можете оценивать только их результаты.

Четкие процедуры и правила

Эффективное управление невозможно без установления ясных рабочих процедур и правил. Что это значит? – Это означает определение рабочих часов, методов коммуникации и ожиданий по отчетности. Например, можно установить, что все сотрудники должны быть онлайн в определенные часы для совместной работы, а также использовать общие платформы для отчетов и коммуникации. Четкие договоренности помогают предотвратить путаницу и дают понять людям, что вы от них ждете.

Инструменты и технологии для контроля и коммуникации

Управление удаленными сотрудниками онлайн-школы требует не только правильного подхода к подбору персонала и постановке целей, но и эффективного использования современных инструментов и технологий. Давайте разберемся с тем, что предлагает нам рынок по этому поводу.

Инструменты для трекинга работы

Для мониторинга работы удаленных сотрудников есть много разных инструментов, которые позволяют отслеживать продвижение задач и управлять проектами. Среди самых популярных стоит выделить:

Asana – платформа для управления проектами, позволяющая распределять задачи между сотрудниками, устанавливать сроки и отслеживать прогресс.

Trello – интуитивно понятный инструмент на основе системы досок, списков и карточек, который помогает организовать проекты в легко управляемые компоненты. 

Roadmap – программа учета рабочего времени удаленных сотрудников. Она особенно вам понравится, если на вас работает большое число удаленщиков. Эффективный тайм менеджмент в Roadmap дает возможность отслеживать активность сразу всех членов команды. Вы можете видеть, какие из них сейчас не загружены, а на каких, наоборот, навалилось слишком много работы.

Эти инструменты позволяют руководителям в реальном времени видеть, какие задачи выполняются и где могут возникнуть задержки.

Платформы для коммуникации 

Эффективная коммуникация – ключ к успеху удаленной работы. Для ее оптимизации вы можете использовать:

Slack – популярная платформа для мгновенного обмена сообщениями, которая позволяет создавать каналы по различным проектам или темам и поддерживать, тем самым, порядок в общении.

Zoom и Google Meet – инструменты для видеоконференций, которые стали стандартом для проведения онлайн-встреч и обсуждений.

Microsoft Teams – комплексное решение, которое объединяет чаты, видеозвонки и поддерживает интеграцию с Office 365.

Использование этих платформ поможет вам сделать так, что все сотрудники будут находиться “на одной волне”, иметь доступ к необходимой информации и легко связываться с коллегами для совместной работы или устранения проблем.

Интеграция инструментов в повседневные рабочие процессы

Интеграция выбранных инструментов в ежедневные рабочие процессы очень важна для устойчивости и эффективности онлайн-школы. Поэтому, после того как вы выбрали свой набор нужных сервисов, важно провести:

1. Настройку автоматических напоминаний о сроках и важных встречах.
2. Синхронизацию инструментов управления задачами с календарями для того чтобы видеть важные события и дедлайны.
3. Разработку стандартов для использования инструментов (например, правила именования файлов, структура каналов в Slack), чтобы упростить их навигацию и использование новыми сотрудниками.

Все эти процессы можно автоматизировать при помощи сервиса Vakas-tools.

Корпоративная культура доверия и прозрачности

В онлайн-школах, в которых команды существуют удаленно, создание культуры доверия и прозрачности является не просто желательным, но и необходимым условием успешной работы!

Методы поощрения открытого общения

Открытое общение начинается с установления каналов связи, которые поощряют сотрудников к выражению своих идей, мнений и возможных проблем. Регулярные встречи, как формальные, так и неформальные, должны стать нормой. Например, помимо еженедельных оперативных совещаний можно организовывать ежемесячные сессии Q&A, где сотрудники смогут задавать вопросы высшему руководству. Также полезно внедрять анонимные опросы, чтобы они могли высказываться без боязни быть осужденными.

Контроль без микроменеджмента

Микроменеджмент может быстро подорвать доверие и уменьшить мотивацию сотрудников. Чтобы его избежать, установите четкие KPI и предоставьте сотрудникам свободу в выборе методов достижения этих результатов. Вместо того чтобы контролировать каждый шаг, фокусируйтесь на итогах и обеспечьте доступ к необходимым ресурсам для работы. Регулярный фидбэк поможет корректировать процессы без необходимости вмешательства в каждое действие.

Развитие самоорганизации и самомотивации среди сотрудников

Самоорганизация и самомотивация являются ключевыми навыками для успешной удаленной работы. Обучение управлению временем, а также развитие навыков критического мышления способствуют развитию этих качеств. Давайте сотрудникам возможности для профессионального роста, отправляйте их на дополнительное обучение и повышение квалификации. Будьте уверены – эти усилия окупятся сторицей! 

Создав такую культуру, вы не только повысите эффективность работы вашей онлайн-школы, но и обеспечите высокий уровень удовлетворенности и вовлеченности сотрудников.

5 ошибок в управлении работой удаленных сотрудников онлайн-школы

Ошибка #1 Слабое понимание того, что вы ждете от сотрудника

Обычно это проявляется в отсутствии системы, хаотичной постановке задач, перебрасывании сотрудника с проекта на проект. Без ясного понимания того, что от них требуется, работники могут чувствовать себя потерянными и несфокусированными. Это ВСЕГДА приводит к снижению продуктивности и качества работы.

Ошибка #2 Игнорирование важности регулярной обратной связи

Регулярный и конструктивный фидбэк крайне важен для любого сотрудника, но особенно для тех, кто работает удаленно. Если вы всячески избегаете коммуникации – ни вы, ни сотрудники не будете понимать свои ошибки и не сможете улучшить результаты.

Ошибка #3 Чрезмерный контроль и микроменеджмент

Пытаясь контролировать каждый шаг удаленных сотрудников, руководители могут неосознанно скатиться в микроменеджмент. Это может вызвать чувство давления и недоверия у сотрудников, негативно скажется на их мотивации и общей эффективности.

Ошибка #4 Пренебрежение технологическими инструментами

Нежелание инвестировать в подходящие технологические инструменты для общения и управления проектами может серьезно осложнить процессы коммуникации и сотрудничества в команде, привести к путанице и задержкам в проектах.

Ошибка #5 Пренебрежение культурными и временными различиями членов команды

Онлайн-школы часто нанимают сотрудников из разных частей света. С одной стороны – это очень классно и расширяет спектр возможностей. С другой стороны вам важно понимать, что на вас работают люди из разных часовых поясов, с разными национальными и религиозными праздниками и т.д. Неадаптированность рабочих процессов под эти различия может привести к недопониманию и снижению эффективности коммуникации.

Таким образом, управление удаленными сотрудниками онлайн-школы требует тщательного подхода и технологий, но правильные стратегии и инструменты однозначно способны сделать этот процесс не только эффективным, но и вдохновляющим для всех участников команды.