Причины использовать для напоминаний автоматические звонки, а не другие каналы

Вебинары являются востребованным источником знаний — хотя бы потому, что людям не нужно никуда ходить, чтобы послушать лекцию или поучаствовать в мастер-классе. 

Но, несмотря на то, что немалое количество таких мероприятий проводится на безвозмездной основе, в среднем около 60% зарегистрировавшихся не подключаются к вебинару. Это ведет не только к уменьшению потенциальной прибыли организатора, но еще и к деморализации спикеров.

Причина большинства «прогулов» довольно банальна — участники просто забывают о начале занятия. Чтобы решить эту проблему, важно заранее озаботиться о напоминаниях, а лучше — целой системе. 

Использовать для этого можно разные каналы, но больше всего для этого подойдет автоматический звонок. Почему — рассмотрим на примере кейса онлайн-школы, которая обратилась с такой проблемой к Zvonobot.

Ситуация

Наш клиент — учебный центр SkillUp, в котором готовят специалистов по программам «Интернет-маркетинг» и «Бизнес». Но школа также проводит бесплатные вебинары, на которых опытные наставники обучают основам программирования всех желающих. 

Чтобы увеличить посещаемость занятий, центру приходится напоминать о начале вебинара каждому клиенту. В среднем, собранная после завершения регистрации база насчитывает около 5-6 тыс. контактов — чтобы выполнить задачу, их нужно оповестить в течение часа и быстрее, а это совершенно невозможно сделать вручную.

Проблема

Чтобы ученик, получивший оповещение, точно не успел забыть о времени начала занятия, нужно сделать звонок за 10-15 минут до вебинара — даже расширив штат операторов, для человека это все равно будет находиться за гранью возможного. 

Поэтому заказчик обратился к сервису автоматических звонков: робот не тратит время на набор номера и дозвон, благодаря чему может совершать большее количество звонков за короткий промежуток времени. 

Но максимальная скорость, с которой сервис мог совершать звонки — не превышала 5 000 номеров в час. Участники получали оповещение за 50-70 минут до начала онлайн-встречи и, из-за долгого времени ожидания, все равно забывали про встречу — из-за этого посещаемость редко поднималась выше 50% от зарегистрировавшихся.

Изучив ситуацию заказчика, специалисты Zvonobot предложили увеличить скорость обзвона, а заодно решить проблему, связанную с выгрузкой контактов из базы, полученных с таргетированной рекламы — номера часто загружались с ошибками или не загружались совсем.   

Задача

За минимальный срок оповестить всех учеников о скором начале занятия.

Решение

Перед запуском первой рассылки, специалисты записали универсальный аудиоролик с приглашением на занятие. Далее работа шла по следующему алгоритму:

1. Заказчик с помощью таргетированной рекламы каждую неделю собирал базу. 
2. В понедельник, в 18:00 — за 45 минут до начала вебинара - база передавалась ответственным менеджерам, которые загружали её в личный кабинет Zvonobot. В среднем получалось чуть больше 5000 номеров. Робот автоматически исправлял дубликаты или «битые» номера, не теряя при этом половину базы.
3. Настраивали рассылку. В том числе подключали функцию «Умная рассылка», чтобы звонки автоматически повторялись на номера тех, кто не захотел или не успел взять трубку.
4. Запускали автоматические звонки за полчаса до начала вебинара. Первые звонки совершались за 20 минут до старта занятия, а повторные — за 5 минут. С помощью дополнительных звонков удалось оповестить еще 25% из тех, кто не взял трубку, и увеличить доходимость на вебинар в 2 раза.
5. Если первую тестовую рассылку менеджеры заказчика запускали совместно со специалистами Zvonobot, то все последующие — полностью самостоятельно, в первую очередь благодаря понятному интерфейсу, не требующему навыков программирования. 

Что получилось автоматизировать?

— Набор и обзвон большой базы номеров;

— Информирование об скором начале бесплатного вебинара;

— Повторный обзвон базы всего за 5 минут до начала урока.

Реализация

После завершения регистрации на вебинар, каждый участник получал ссылку на почту и в СМС по номеру телефона. А в понедельник начинали автоматические звонки с напоминаниями — робота запускали вручную за 20 минут до начала занятия. 

Когда собеседник отвечал на звонок, Zvonobot воспроизводил записанное сообщение, напоминал о вебинаре и завершал звонок. Спустя 15 минут — за 5 минут до начала занятий — рассылка автоматически повторялась на номера тех, кто не ответил на первый звонок.

Результат

Zvonobot успешно справился с поставленной задачей: робот сумел обзвонить всю базу номеров всего за 9 минут — это в 6 раз быстрее, чем ту же задачу выполнял другой сервис автоматических звонков, и в сотни раз быстрее, чем человек.

За первую рассылку трубку подняли 3000 зарегистрированных участников вебинара, после повтора звонков на номера не ответивших участников — сообщение услышали еще 500 человек. 

С помощью простого напоминания удалось увеличить доходимость на вебинар: к онлайн-уроку присоединилось в 2 раза больше людей, чем на прошлой неделе — когда ученики получали напоминание за час до начала мероприятия.

Робот снизил стоимость оповещения клиентов в 2 раза! И за одну рассылку сэкономил заказчику около 4000 рублей.

В качестве заключения

Чтобы не растратить свои силы и бюджет на подготовку вебинара зазря, стоит озаботиться разработкой системы напоминаний. Сделать это можно и с помощью текстовых сообщений, но есть риск, что до адресата они не дойдут — будут проигнорированы или потеряются в пути. 

Для решения этой проблемы лучше применять дополнительные инструменты, которые помогут привлечь внимание — например, звонки, так как их объективно сложнее пропустить.

Учебный центр SkillUp использовал звонки в качестве дополнительного триггера, с помощью которого собирал большее количество слушателей на бесплатных лекциях — а значит, получал больше потенциальных учеников для своих уже платных курсов. 

Звонки можно использовать и как универсальный инструмент — для подтверждения регистрации, для опросов, напоминаний и других задач. 

Например, в агентстве InfoPro (название изменено из-за NDA) отказались от СМС в пользу голосовых рассылок, и это позволило им не только сэкономить больше половины бюджета, но и значительно увеличить доходимость, а также — повысить лояльность активной аудитории.

Чтобы не заниматься звонками вручную — а с большими базами это почти невозможно — стоит обратить внимание на специальные сервисы, например, Zvonobot. Он поможет обзвонить тысячи номеров всего за несколько минут и снизит затраты на оповещения — ведь в отличие от СМС, оплата происходит только за те звонки, на которые ответили.

Еще одно преимущество — Zvonobot может интегрироваться с Vakas-tools, а значит, процесс звонков можно сделать быстрее и удобнее, автоматизировав некоторые этапы. Например, выгрузку номеров — её можно сделать автоматически прямо перед автовебинаром. Или сделать шаблон рассылки и привязать его к датам автовебинара, чтобы перед каждым событием не создавать звонки с нуля.