27 шагов техподдержки, чтобы вебинар прошёл без сбоев

Перед вебинаром (подготовка)

1. Проверить скорость и стабильность интернета

1. Зайти например на speedtest.net и проверить текущую скорость.
2. Убедиться в наличии стабильного проводного подключения.
3. Настроить резервный источник интернета (например, мобильный 4G/5G модем).
4. Проверить работу VPN (если используется).

2. Проверить оборудование: камера, микрофон, наушники, освещение

1. Подключить камеру и протестировать изображение в вебинарной платформе.
2. Подключить внешний микрофон, проверить звук на запись и в конференции.
3. Убедиться, что наушники работают, звук чистый, без задержек.
4. Включить основной источник света спереди, убрать фоновые тени.

3. Подготовить рабочее место

1. Убрать посторонние шумы (окна, вентиляторы, уведомления на телефоне).
2. Очистить фон от отвлекающих предметов.
3. Настроить удобное положение камеры и сидения.

4. Загрузить презентации и материалы в комнату вебинара

1. Заранее открыть комнату и загрузить презентации в нужном формате.
2. Проверить отображение слайдов, видео, встроенных элементов.
3. Убедиться в правильной нумерации слайдов и заголовках.

5. Проверить все ссылки и кнопки

1. Пройтись по всем ссылкам в презентации: лендинг, оплата, дополнительные материалы.
2. Открыть их в режиме инкогнито и с мобильного телефона.
3. Убедиться, что формы и кнопки работают.

6. Протестировать платформу (репетиция)

1. Созвониться с экспертами и провести техническую репетицию.
2. Проверить звук, демонстрацию экрана, чат, функции опросов, запись.
3. Уточнить роли: кто включает/выключает звук, кто запускает опросы.

7. Настроить резервные решения

1. Второй ноутбук с открытым дублирующим сценарием.
2. Альтернативная ссылка на другую платформу (например Zoom).
3. Канал связи с командой (Telegram, WhatsApp).

8. Отправить напоминания участникам

1. Email/мессенджер рассылка за 24 часа, за 1 час и за 10 минут до старта.
2. Включить в письмо: ссылку на вебинар, инструкцию по входу, рекомендации по браузеру.

Запуск вебинара

9. Зайти в комнату за 30–60 минут

1. Открыть вебинарную комнату, авторизоваться с правами модератора.
2. Проверить интерфейс, чат с участниками, презентация загружена.

10. Убедиться, что запись включена

1. Включить ручную запись, если автофункция не активна.
2. Проверить папку, куда сохраняется файл.

11. Вывести спикеров в эфир

1. Проверить, у всех ли спикеров работает камера и микрофон.
2. Подсказать включить микрофон/видео, если забыли.

12. Провести технический чек-ин

1. Обратиться к участникам: "Поставьте +, если видно и слышно".
2. Ответить в чат, если кто-то пишет о проблемах: "Попробуйте зайти через Chrome", "Обновите страницу" и т.д.

13. Следить за входом участников

1. Проверять, подключаются ли участники, и помогать тем, у кого не получается.
2. Дублировать ссылку при необходимости, переключать в другой браузер.

14. Следить за таймингом

1. Иметь перед глазами сценарий с таймкодами.
2. Подсказывать ведущему по ходу эфира (в личку или голосом).

Во время вебинара (модерирование)

15. Мониторить чат

1. Отвечать на повторяющиеся технические вопросы.
2. Удалять спам, при необходимости банить нарушителей.
3. Сохранять важные вопросы для блока Вопрос-Ответ.

16. Решать технические проблемы

1. Если у кого-то пропал звук/видео — предложить обновить страницу, выйти и зайти.
2. При сбое у спикера — сообщить аудитории, переключиться на резерв.

17. Контролировать платформу

1. Следить за индикаторами связи, загрузкой браузера.
2. При лаге видео — отключить камеры участников, если есть такая функция.

18. Поддерживать связь с командой

1. Использовать отдельный мессенджер или чат внутри платформы.
2. Быстро решать вопросы за кулисами.

19. Управлять интерактивом

1. Запускать опросы, реагировать на просьбы спикера.
2. Помогать участникам открыть файл, перейти по ссылке.

20. Следить за временем

1. Своевременно напоминать о переходе к следующей части.
2. Уточнять у ведущего, нужно ли сокращать Вопрос-Ответ или блок с оффером.

21. Быть готовым к резервному плану

1. Немедленно сообщить об этом спикеру через внутренний канал связи (чат/мессенджер).
2. Перейти на резервную платформу (например, Zoom, YouTube, Telegram-эфир).
3. Включить резервную трансляцию со второго устройства (если заранее настроено).
4. Отправить участникам новую ссылку через чат, рассылку или мессенджер.
5. Уточнить у спикера, будет ли он продолжать по голосу, без видео или с демонстрацией экрана.
6. Запустить запись параллельно, если платформа позволяет, чтобы не потерять материал.

22. Если в чате появляются хейтеры или провокационные сообщения:

1. Сохраняйте спокойствие и не вступайте в диалог от имени команды.
2. Немедленно удалите сообщение с нарушением и заблокируйте пользователя (если платформа это позволяет).
3. Используйте шаблонное сообщение в чат: «Напоминаем, что в чате действуют правила уважительного общения. Нарушители будут удалены.»
4. Уведомите спикера (если нужно), что ситуация под контролем, чтобы он не отвлекался.
5. Сохраните лог переписки на случай жалоб или доказательств.

Продающая часть (офер)

22. Настроить продающие элементы

1. Подготовить ссылку на оплату, проверить форму.
2. Убедиться в корректности ссылок, промокодов.

23. Показать офер во время речи

1. Показать кнопку, отправить ссылку в чат, отобразить баннер.
2. Дождаться, когда ведущий проговорит офер.

24. Проверять отклик

1. Попросить участников отписаться, открылась ли ссылка.
2. Проверить статистику переходов (если есть).

25. Реагировать на ошибки

1. Дублировать ссылку вручную.
2. Дать альтернативу: номер карты, PDF-счёт, email.

26. Сохранить данные и передать данные в CRM

1. Настройте интеграцию с CRM (например, через Vakas-tools или другой связующий сервис).
2. Убедитесь, что передаются: имя, email, действия (участие, клики по CTA, регистрация).
3. Проверьте, что события с вебинара (например, переходы по ссылке, оплата) автоматически фиксируются в CRM.
4. Перед запуском проверьте тестовую заявку: создаётся ли контакт и сделка в CRM.
5. После вебинара выгрузите всех участников и передайте в CRM для дальнейших касаний.

27. Завершение эфира

1. Поблагодарить всех.
2. Сообщить, что запись и ссылка придут на почту.
3. Сохранить запись, выгрузить список участников.

Проведение вебинара — это сложный процесс, который требует тщательной подготовки и контроля на каждом этапе. От проверки интернета и оборудования до мониторинга чата и управления интерактивом — каждый шаг важен, чтобы избежать сбоев и сделать эфир максимально продуктивным.

Но даже если техническая часть отлажена идеально, главное — это как вы будете генерировать лиды и удерживать внимание аудитории. Для этого мы рекомендуем ознакомиться с нашими 3 ключевыми советами для начинающих по генерации лидов с помощью вебинаров. В статье подробно раскрывается, как превратить участников в заинтересованных клиентов и увеличить конверсию.