Выгрузка заказов и оплат из Getcourse в Bitrix24

Создание базы, куда собираются данные

Подключение Getcourse

Подключение Bitrix24

Основные настройки Bitrix24

Распределение сделок по менеджерам

Настройка шаблона сделки для оплат

Как добавить условие для распределения

Настройка полей Оплаты у конкретной сделки

Настройка процессов в Getcourse

Видео-инструкция


Создание базы, куда собираются данные

Инструкция по созданию базы по ссылке. Если база создана, пропустить этот шаг.

Подключение Getcourse

1. Подключить Getcourse. Если Getcourse подключен, пропустить этот шаг.

Подключение Bitrix24

1. Подключение Bitrix24. Если Bitrix24 подключен, пропустить этот шаг.

Основные настройки Bitrix24

1. У нужной базы нажать кнопку [Битрикс24].

2. Зачем «Если несколько проектов, проверять по полю» Если у вас несколько проектов в amo и необходимо их разделить, чтобы данные с одним телефоном или email не попадали в одну сделку. Заранее в amoCRM создаете поле и задаете значение у поля. В vakas-tools выбираете по какому полю проверять на дубли, например, поле «Продукт» и «Значение поля» - название проекта/продукта, например: «Ногти».

Vakas-tools при поиске ищет сделку, проверяет значение у поля. И если найдет поле «Продукт» со значением «Ногти», то сделка обновится, если не найдет, то создается новая сделка с этим полем и таким значением.

3. Зачем «Искать только в выбранных воронках» Если необходимо, указать в каких воронках искать сделки. С помощью воронок можно разделить продукты, чтобы они не перемешивались.

  • Если ничего не выбрано, поиск идет по всем воронкам.

  • Если воронка выбрана: идет проверка, есть ли сделка с таким контактом. Если есть, то будет проверка, находится ли сделка в выбранной воронке, если да, то она обновится.

  • Если у всех найденных сделок воронка другая, то создастся новая сделка.

4. Сделки сортируются по времени добавления. По умолчанию, при обновлении сделки, она остается на месте. Галочка «Менять время создания сделки при обновлении», если активна, то при обновлении, сделка будет подниматься выше.

5. Галочка «НЕ ПРОВЕРЯТЬ НА ДУБЛИ», если вы хотите, чтобы всегда создавались новые сделки, без проверки.

7. «Распределение пользователей» - выбираем из списка ответственного пользователя, который будет по умолчанию. Все сделки будут добавляться к нему.

  • Если вы хотите распределить на несколько пользователей, то ставите галочку «Распределять на нескольких пользователей».

  • Если есть «контакт», то распределять сделку на ответственного за контакт - при добавлении сделки, если сделки не было, а контакт был, то назначается ответственным тот, кто был ответственен за контакт. 

8. Настройки полей для «контакта», выбрать тип поля, который будет создаваться у контакта.

 

Распределение сделок по менеджерам

1. По кнопке [Распределение сделок], выбираете менеджеров, по которым будут распределяться сделки.

2. Нажимаете на кнопку [Добавить] и добавляем туда менеджеров, которые подтягиваются из Bitrix24. Порядок, поле, в котором указывается порядок менеджеров. В каком порядке будут стоять менеджеры, в таком порядке будут падать им сделки.

3. Чтобы сделка распределялась на пользователя, ставим у него галочку «Активен». Если какой то менеджер не работает, то вы отключаете поле «Активен». И на него не будут распределяться сделки.

4. Если ни кто не активен, то сделки будут распределяться на пользователя по умолчанию, которого мы указывали в начале настройки.

5. Каждому менеджеру можно выдать ссылку, по которой он может включать и выключать себя сам.

 

Настройка шаблона сделки для оплат

Переходите во вкладку «Основные настройки» и спускаетесь до «Какие данные передавать в Bitrix24».

2. Выбираете вкладку «Оплаты».

3. Отмечаете галочку «Отправлять все отчеты» - выгружать все отчеты с вебинара, которые падают в базу. Если галочка не активна, отчеты не будут выгружаться.

Шаблоны заполняются с шорткодами, в зависимости от того какие данные вам необходимы. Шорткоды внизу страницы.

3. Заполните «Шаблон названия сделки» - как будет называться сделка в Bitrix24.

4. Заполните «Шаблон примечания» -  данные, которые передаются в примечание у сделки в Bitrix24 (нужные поля и порядок). 

6. Галочка « Менять название сделки» - если сделка уже создана, при обновлении будет меняться название сделки, указанное в шаблоне.
Например: было название «Вебинар от 21.02», а после выгрузки будет меняться название на «Геткурс 784 от 21.02» 

7. Заполните «Теги» через запятую, по которым потом в amo можно осуществлять поиск (в тегах можно использовать шорткоды, т.е. к примеру хотите, чтобы передавались в теги в amo дата вебинара, пишите {vebinar_time_date} ). Галочка «Добавлять теги только при создании сделки», если не нужны новые теги при обновлении.

8. По кнопке [Заполнить стандартными данными], вы можете заполнить поля стандартными данными и ненужные удалить.

9. В выпадающем списке «В поле "бюджет" передавать» выбрать, что именно будет подтягиваться в поле бюджет. Можно передать, как стоимость тарифа, так и фактически оплаченную сумму. 

10. В остальных выпадающих списках выбираете на какие этапы воронки отправлять оплаты. По умолчанию все сделки с заказами сдвигаются на нужный этап воронки. Только если не активна галочка «Не менять этапы при обновлении сделки», в таком случае сделка только обновится и останется на месте.

11. По умолчанию все сделки с заказами сдвигаются на нужный этап воронки. Галочка «Не менять этапы при обновлении сделки» - сделки не будут двигаться, они только обновятся.  

 

Как добавить условие для распределения

Для этого нажимаете кнопку [Добавить условие для распределения] -> [Добавить]

Порядок - в каком порядке будет проверяться правило распределния. Если правило выполняется, то остальные не проверяются. Очень важен порядок, распределяете по «горячести».

Примеры:

По названию тарифа можно выгружать на разные этапы. Например, вам необходимо выгрузить отдельно тех, кто оплатил трипваер. Выбираете этап воронки, а поле в Базе указываете значение-трипваер. Условие указывать содержит.

Еще пример: Каждый новый неоплаченный заказ на какой-либо тариф выгружать на нужный этап. Выбираете этап, куда выгружать, а Поле в Базе указываете значение - стандарт.

Галочка «Не выгружать данную сделку» - если отметить галочку, при заданных вами условиях, сделки не будут выгружаться в Битрикс24.

Теги нужны для того, чтобы для каждого условия можно было добавить свой тег. Например: для тех, кто был больше часа, тег 60 минут

 

Настройка полей Оплаты у конкретной сделки

По умолчанию все данные с отчета выгружаются в примечание. Настройка необходима для того, чтобы данные, которые вам нужны передавались в конкретные поля в сделке в B.

1. Переходите во вкладку [Настройка полей Оплаты].

2. Чтобы создать поля, нажмите кнопку [Добавить]. Соотнесите поля с Bitrix24 с полями в vakas-tools P.S. Заранее поля в Битрикс24 уже должны быть созданы.

3. В Битрикс24 можно передать на выбор данные из трех источников: «Поле в Базе», «Произвольное поле», «Значение поля».

Первый вариант: выбираете поле в Битрикс24 и выбираете соответствующее ему поле в Базе. Если нет нужного поля, создаете его в Битрикс24 и оно подтянется в выпадающий список, в Базе vakas-tools всевозможные поля уже созданы.

Второй вариант: если у вас есть дополнительные поля, которых нет в vakas-tools (т.е. в выпадающем списке «Поле в Базе»), то вы можете передать его в Битрикс24, указав его значение в «Произвольное поле».

Третий вариант: просто текст или шорткод, с помощью поля «Значение поля». Например вы хотите, чтобы передавалось в это поле русское название вебинара.

ВАЖНО! Не забудьте заменить в «Значении поля» [заменить на ваш домен] на ваш домен, прикреплённый к GetCourse.

 

 

 

Настройка процессов в Getcourse

Чтобы заказы и оплаты попадали в vakas-tools, необходимо создать нужные процессы в Getcourse. Важно их создавать после настройки передачи в amo в vakas-tools, если вы создали их раньше, то не запускать, пока все не настроите.

Процесс Новый заказ (заявка)

1. Заходите в процессы.  

2. Нажимаете кнопку [Создать процесс].

  • Название, чтобы вы понимали;
  • Тип объекта - заказы;
  • Шаблон процесса - без шаблона;

3. Перехоим к процессам. Создаем первый блок Задержка, ставим 10-15 минут, т.к. Getcourse проверяет процессы каждые 5-10 минут.

Следующий блок Условие: выбираем Завершен или Оплачен, или Частично Оплачен.

И следующий блок: Операция -> Задача: Вызвать url. В url вставляете ссылку с vakas-tools.

Где взять ссылку (вебхук) в vakas-tools

Нажимаем кнопку [Ссылки] у нужной Базы.

Переходим на вкладку Оплаты и копируем ссылку для оплаты в Getcourse.

Сохранили.

4. Добавляем блок - Завершение процесса.

5. Соединить блоки между собой.

Если нет оплаченного, завершенного или частично оплаченного заказа, то вызывается URL, если есть, то Процесс завершается. Зачем нужен такой процесс? Иногда возникает ситуация, когда пользователь на вебинаре содал заявку и в течении 5-10 минут частично или полностью оплатил. Информация попадает в Процессы, но при прогрузке в CRM может уйти информация только по заявке или только по оплате.

Далее переходим во вкладку Общее.

6. Массовое создание задач - Переодическая проверка.

7. Добавляем правило вхождения объекта (условие): Продукт или Предложение. Выбираете нужное Предложение или Продукт. Задать статус платежа Новый.

Если вы создаете новые предложения и чтобы каждый раз не заходить и не добавлять новые предложения в Процесс, проще всего разграничить их через теги.  И при выборе продукта или предложения, выбираете условие по тегу. И поставить галочку: Выбирать все с выбранными тегами. В итоге, когда у вас появляется новый продукт, то вы у него указываете тот же тег и он автоматически попадает в процесс и выгружается. Не надо создавать новый процесс для этого или добавлять вручную.

8. Нажимаете кнопку [Сохранить]

9. Процесс по новым заказам готов, запускаем его.

Остальные процессы можно создать копированием. Меняется только правило вхождения объекта.

Процесс Частично оплачен

Проще всего следующий процесс создаем копированием предыдущего. Переходим в Процесссы и правим прошлую схему. Задержка и Условие нам больше не нужно.

Массовое создание задач: Периодическая проверка. Правило вхождения объекта (условие): Частично оплачен. На примере: Все Продукты. тегами amo попадут в процесс. Дополнительно можно добавить и другие условия.

Рассрочка или разделение на два и более платежей

Если у вас несколько оплат, например контакт делает несколько предоплат или частичных оплат, но процессы в Getcourse запускаются только один раз, поэтому если придет вторая предоплата, она не выгрузится. Необходимо создать копию процесса и указать в нем условие: Есть платеж: равно 2. Таких копий можно сделать сколько угодно, смотря сколько у вас будет предоплат. Т.е. если три предоплаты, то будет два дополнительных процесса. Первый с условием - Есть платеж: равно 2, второй с условием - Есть платеж: равно 3. 

Процесс Полная оплата

Процесс такой же, как и в частично оплаченных - Вызвать URL.

Массовое создание задач: Периодическая проверка. Правило вхождения объекта (условие): Оплачен или Завершен. Дополнительно можно добавить и другие условия.

НЮАНС! Если вы используюте рассрочку от ваших платежных систем, например от Тиньков, то в таком случае передать информацию, что человек подал заявку на рассрочку или оплатил посредством рассрочки, нет возможности. Т.к. Getcourse дает информацию по факту оплаты,  а как оплатил человек, не передает.

Видео-инструкция

В видео описана выгрузка отчетов из Bizon365, заказов и оплат из Getcourse.

Как настроить процессы, отдельная инструкция