Выгрузка отчетов с Bizon365 в Bitrix24

2. Зачем «Если несколько проектов, проверять по полю» Если у вас несколько проектов в amo и необходимо их разделить, чтобы данные с одним телефоном или email не попадали в одну сделку. Заранее в amoCRM создаете поле и задаете значение у поля. В vakas-tools выбираете по какому полю проверять на дубли, например, поле «Продукт» и «Значение поля» - название проекта/продукта, например: «Ногти».

Vakas-tools при поиске ищет сделку, проверяет значение у поля. И если найдет поле «Продукт» со значением «Ногти», то сделка обновится, если не найдет, то создается новая сделка с этим полем и таким значением.

3. Зачем «Искать только в выбранных воронках» Если необходимо, указать в каких воронках искать сделки. С помощью воронок можно разделить продукты, чтобы они не перемешивались.

Если ничего не выбрано, поиск идет по всем воронкам.
Если воронка выбрана: идет проверка, есть ли сделка с таким контактом. Если есть, то будет проверка, находится ли сделка в выбранной воронке, если да, то она обновится.
Если у всех найденных сделок воронка другая, то создастся новая сделка.

4. Сделки сортируются по времени добавления. По умолчанию, при обновлении сделки, она остается на месте. Галочка «Менять время создания сделки при обновлении», если активна, то при обновлении, сделка будет подниматься выше.

5. Галочка «НЕ ПРОВЕРЯТЬ НА ДУБЛИ», если вы хотите, чтобы всегда создавались новые сделки, без проверки.

7. «Распределение пользователей» - выбираем из списка ответственного пользователя, который будет по умолчанию. Все сделки будут добавляться к нему.

Если вы хотите распределить на несколько пользователей, то ставите галочку «Распределять на нескольких пользователей».
Если есть «контакт», то распределять сделку на ответственного за контакт - при добавлении сделки, если сделки не было, а контакт был, то назначается ответственным тот, кто был ответственен за контакт.

8. Настройки полей для «контакта», выбрать тип поля, который будет создаваться у контакта.

Распределение сделок по менеджерам

1. По кнопке [Распределение сделок], выбираете менеджеров, по которым будут распределяться сделки.

2. Нажимаете на кнопку [Добавить] и добавляем туда менеджеров, которые подтягиваются из Bitrix24. Порядок, поле, в котором указывается порядок менеджеров. В каком порядке будут стоять менеджеры, в таком порядке будут падать им сделки.

3. Чтобы сделка распределялась на менеджера, ставим у него галочку «Активен». Если какой то менеджер не работает, то вы отключаете поле «Активен». И на него не будут распределяться сделки.

4. Если ни кто не активен, то сделки будут распределяться на пользователя по умолчанию, которого мы указывали в начале настройки.

Каждому менеджеру можно выдать ссылку, по которой он может включать и выключать себя сам.

Настройка шаблона сделки для отчетов

Переходите во вкладку «Основные настройки» и спускаетесь до «Какие данные передавать в amoCRM».

1. Выбираете вкладку «Отчеты с вебинара».

2. Отмечаете галочку «Отправлять все отчеты» - выгружать все отчеты с вебинара, которые падают в базу. Если галочка не активна, отчеты не будут выгружаться.

Шаблоны заполняются с шорткодами, в зависимости от того какие данные вам необходимы. Шорткоды внизу страницы.

3. Заполните «Шаблон названия сделки» - как будет называться сделка в Битрикс24.

4. Заполните «Шаблон примечания» - данные, которые передаются в примечание у сделки в Битрикс24 (нужные поля и порядок).

5. Заполните «Шаблон примечания 2» - в основном используется для добавления комментариев с вебинара, чтобы не добавлялось все в одно примечание.

6. По кнопке [Заполнить стандартными данными] можно заполнить стандартными данными и ненужные удалить.

7. Галочка «Менять название сделки» - если сделка уже создана, при обновлении будет меняться название сделки, указанное в шаблоне.

8. Галочка «Менять имя контакта» - если контакт такой есть, при обновлении будет меняться «Имя контакта». По умолчанию «Имя контакта» не меняется. Например при регистрации указано имя Сергей, а после выгрузки отчета с вебинара, если активирована галочка, то имя поменяется на имя указанное в отчете. Часто нужно, если регистрации собираются без имени.

Дополнительно, чтобы имя менялось, необходимо в настройках нужной Базы поставить галочку. Переходите в редактирование Базы и в «Дополнительных настройках» отмечаете галочку «Обновлять имя контакта при передачи в vakas-tools из отчета Bizon365».

9. Заполните «Теги» через запятую, по которым потом в amo можно осуществлять поиск (в тегах можно использовать шорткоды, т.е. к примеру хотите, чтобы передавались в теги в Битрикс дата вебинара, пишите {vebinar_time_date} ).

10. В выпадающем списке выбрать этап воронки, на который выгружать отчет с вебинара.

11. Если необходимо, добавить условие для распределения. Инструкция ниже.

12. Зачем «Если был на этом этапе, то менять этап (чтобы выделить несколько, зажмите CTRL)»
По умолчанию сделки не двигаются. Здесь можно выбрать с каких этапов переместить сделку, если она была уже в воронке. Например выбрали сделки, с которых двигать, это Сделка провалена и Анализ причины провала. Если сделка была на этих этапах, то vakas-tools найдет и переместит c этих этапов на этап Новое (который вы выбрали выше). Если нет сделки на этих этапах, то она просто обновится и не сдвинется. ВАЖНО! Нет перемещения между воронками в Битрикс24 - перемещение идет только в рамках одной воронки!

Как добавить условие для распределения

Для этого нажимаете кнопку [Добавить условие для распределения] -> [Добавить]

Порядок - в каком порядке будет проверяться правило распределния. Если правило выполняется, то остальные не проверяются. Очень важен порядок, распределяете по «горячести».
Например: Есть три этапа «Кликал ли по кнопке», «Присутствовал до конца вебинара», «Сколько был минут на вебинаре». Самое горячее «Кликал по кнопке», значит это правило должно выполняться в первую очередь, если выполнилось, остальные этапы игнорируются. Если не правильно распределить порядок, к примеру первым поставить «Присутствовал до конца вебинара», то лид, который кликал по кнопке попадет не в тот этап и вы не узнаете, что он самый «горячий».

ВАЖНО! Если вы выбираете условие для распределения «Присутствовал до конца вебинара», то туда могут попасть даже люди, которые зашли в последний момент и были всего минуту. Так происходит, потому что Bizon365 таким образом отдает параметр. Поэтому желательно использовать условие «Сколько был минут на вебинаре» На картинке представлен пример для amo, у Битрикс тоже самое.

Условия можно создавать разные, для разных этапов воронки.

Галочка «Не выгружать данную сделку» - если отметить галочку, при заданных вами условиях, сделки не будут выгружаться в Битрикс24.

Теги нужны для того, чтобы для каждого условия можно было добавить свой тег. Например: для тех, кто был больше часа, тег 60 минут

Настройка полей Отчет у конкретной сделки

Настройка необходима для того, чтобы данные, которые вам нужны передавались в конкретные поля в сделке в Битрикс24.

1. Переходите во вкладку [Настройка полей Отчет].

2. Чтобы создать поля, нажмите кнопку [Добавить]. Соотнесите поля с Bitrix24 с полями в vakas-tools P.S. Заранее поля в Битрикс24 уже должны быть созданы.

3. В Битрикс24 можно передать на выбор данные из трех источников: «Поле в Базе», «Произвольное поле», «Значение поля».

Первый вариант: выбираете поле в Битрикс24 и выбираете соответствующее ему поле в Базе. Если нет нужного поля, создаете его в Битрикс24 и оно подтянется в выпадающий список, в Базе vakas-tools всевозможные поля уже созданы.

Второй вариант: если у вас есть дополнительные поля, которых нет в vakas-tools (т.е. в выпадающем списке «Поле в Базе»), то вы можете передать его в Битрикс24, указав его значение в «Произвольное поле».

Третий вариант: просто текст или шорткод, с помощью поля «Значение поля». Например вы хотите, чтобы передавалось в это поле русское название вебинара.

Подключение нужных комнат в Bizon365, с которых выгружать отчеты

1. У созданной базы в vakas-tools, нажимаете оранжевую кнопку [Ссылки].

2. Переходите во вкладку «Отчеты с вебинара». Копируете ссылку «Для отчетов с Bizon365», которую нужно указать в Bizon365.

3. Переходите в Bizon365.

4. Нажимаете Вебинары -> Настройки комнаты -> Больше настроек -> Разное.

5. Выбираете вкладку «После вебинара».

6. Вставляете в поле «Вебхук после создания отчета» нашу ссылку и сохраняете.

Также необходимо проверить, чтобы в общих настройках не было указано вебхуков.

Заходите Вебинары > Домены и общие параметры > Вебхуки и проверяете, чтобы поле было пустым иначет вебхук в комнате будет не приоритетным и отчеты автоматически не передадутся.

Видео-инструкция

В видео описана выгрузка отчетов из Bizon365, заказов и оплат из Getcourse.