Рассылки email-писем через Sendsay

Создание базы, куда собираются контакты

Подключение Sendsay

Настройка базы в Vakas-tools

Где взять «Email отправителя»

Настройка рассылки в базе Vakas-tools

Видео-инструкция


Для чего

Для создания автоматической рассылки писем. Настраивается относительно начала времени вебинара, в итоге рассылку не надо каждый раз перенастраивать заново, если у вас сменилось время. Вы меняете только дату вебинара. Ниже описано, как создается интеграция с Sendsay.

Создание базы, куда собираются контакты

Инструкция по созданию базы по ссылке. Если база создана, пропустить этот шаг.

Подключение Sendsay

Если уже подключен, переходите к следующему шагу.

1. Слева в меню выбираете «Email».

2. Выбираете сервис «Sendsay».

3. В поле API-ключ нужно вставить код, скопированный в вашем сервисе «Sendsay».

4. Переходим в сервис «Sendsay» по ссылке, указанной под полем для API-ключа (https://app.sendsay.ru/account/sublogins).

5. Перейдя по ссылке в сервис «Sendsay», в правом верхнем углу нажимаем на аккаунт. Копируем логин и вставляем в поле «Логин» в Vakas-tools.

6. Возвращаемся в «Sendsay». Перейдите в «Настройки системы».

7. Далее выберите в меню слева «Пользователи». В данном окне необходимо создать нового пользователя с типом «Администратор» (Кнопка «Добавить пользователя») или использовать уже существующего пользователя.

8. Напротив подтвержденного пользователя нажмите на «Редактировать».

9. Перейдите во вкладку «Настройка пользователя» и нажмите на кнопку «Сгенерировать ключ».

10. Скопировав ключ, возвращаемся в сервис Vakas-tools и вставляем скопированный ключ.

Если сервис подключен верно, отобразится баланс сервиса.

После того, как сервис рассылки подключен к сервису Vakas-tools, необходимо выбрать данный сервис рассылки в той базе, куда будут собираться регистрации. То есть сперва настраиваем рассылку, затем собираем регистрации.

ВАЖНО! Если планируется делать рассылки по тем, кто был на вебинаре или не был, регистрации и отчеты должны идти в одну базу.

Настройка базы в Vakas-tools

ВАЖНО! В настройках базы должно быть выбрано, откуда брать дату будущего вебинара. Выбор в редактировании нужной базы.

1. Переходим в редактирование базы (нажмите на карандашик напротив базы, чтобы перейти в режим редактирования).

2. Проверяем, чтобы была указана ссылка на комнату, если планируется использовать в рассылке шорткоды. Параметры к ссылке по умолчанию будут применяться те, что указаны под полем. Если требуется их изменить (убрать автовход или автозаполнение формы входа данными, полученными от участников вебинара при регистрации), копируем указанные параметры в поле и редактируем. Чтобы убрать автовход, удаляем из строки &autologin=1. Чтобы убрать автозаполнение формы входа в полях email и номер телефона, удаляем email={email}&phone={phone}&autologin=1.

3. Необходимо выбрать, откуда будет браться дата будущего вебинара. Чтобы выбрать источником страницу Bizon365, в доступах должен быть подключен Вizon365, а также в самом Bizon365 должна быть подключена услуга «Страница регистрации». Данная страница должна быть привязана к комнате, в которой указана дата вебинара. При соблюдении всех условий страница появится в выпадающем списке.

4. Если вы не используете страницу регистрации на Bizon365, используйте автосмену даты, которая должна быть предварительно настроена слева в меню в «Автосмена даты».

5. Выберите нужную автосмену даты в выпадающем списке.

6. Прокрутите страницу вниз. 

В настройках перейдите во вкладку «Email». Выберите сервис «Sendsay». Укажите имя отправителя и его email.

«Имя отправителя» - то, как будет подписан адресат в почтовом ящике клиента.

«Email отправителя» - то, откуда будут получать письма клиенты. 

Нажмите на кнопку «Сохранить».

Где взять «Email отправителя»

Если вы знаете свой «Email отправителя», пропустить этот шаг.

1. Перейдите в Sendsay. Зайдите в «Настройки системы» - «Домены».

2. Чтобы создать домен для своего бизнеса, нажмите на «Создать домен».

3. После добавления домена его нужно подтвердить. Для этого необходимо прописать данные на стороне регистратора домена. Затем нажать на кнопку «Проверить».

4. Дальше необходимо создать доменную почту. Для этого перейдите в «Настройки системы» - «Отправители» и нажмите на кнопку «Добавить отправителя». Доменную часть email скопируйте из «Настройки системы» - «Домены». Наименование email придумайте самостоятельно. Например, pro@vakas-kurs.ru, где pro - самостоятельно придуманное наименование, а vakas-kurs.ru - подтвержденный домен.

После того, как будет создан отправитель, ему на почту поступит письмо-подтверждение. Когда email будет подтвержден, отправителя можно использовать в рассылках.

ВАЖНО! Добавить отправителя с публичных почтовых сервисов (Яндекс, Mail.ru, Google и другие) невозможно.

Настройка шаблонов писем для рассылки

Чтобы отправлять письма через Vakas-tools по вашей базе, в сервисе «Sendsay» нужно создать шаблоны писем. Для этого переходим в «Sendsay» и следуем инструкции:

1. Слева в меню выбираем пункт «Контент» - «Все шаблоны».

2. Для создания этой инструкции мы уже создали шаблоны писем. Вам необходимо создать собственные шаблоны. 

Для этого нажмите на кнопку «Создать». В шаблоне укажите имя отправителя, email отправителя и тему письма. Если в шаблоне указать свою тему письма, то в Vakas-tools тема рассылки будет подтягиваться из шаблона.

 Если планируется указать тему письма в рассылке в Vakas-tools, то тогда необходимо в шаблоне письма на сервисе «Sendsay» указать в теме письма шорткод [%subject%].

3. Когда вы создали шаблон письма, вам нужно добавить шорткоды (дополнительные поля) для рассылки, которые автоматически будут подставляться в рассылку. Данные клиента (пользователя, подписчика) в шаблоне письма могут быть разные: имя, почта, телефон, дата вебинара, на которую зарегистрировался клиент, ссылка на вебинарную комнату, где будет проходить вебинар и т.д. Для этого переходим в режим редактирования шаблона и добавляем в текст письма шорткоды.

4. Шорткоды находятся в Vakas-tools в разделе «Рассылки» - «Email» в вашей базе.

webdata - дата и время вебинара;

urlweb - ссылка на комнату;

webday - дата вебинара;

webtime - время вебинара;

iduser - id пользователя в базе vakas-tools.

P.S. можно копировать прямо отсюда:)

5. Копируем нужный шорткод, например webdata, возвращаемся в шаблон вашего письма, и вставляем его.

6. Далее нужно привести шорткод к актуальному виду для сервиса «Sendsay». Для этого нам потребуется взять шорткод в квадратные скобки и добавить в начале и в конце знак процента. Вид должен быть такой: [%webdata%] - если хотите нежирный, [%webdata%] - если жирный. Вид шорткода при добавлении соответствует отображению при получении письма пользователем.

Шорткод можно использовать не только в тексте, но и как кликабельную ссылку или кнопку.

7. Также можно использовать свои поля, если планируется передавать в них данные. Для того, чтобы добавить свои дополнительные поля, нужно вернуться в Vakas-tools и перейти снова в редактирование базы.

8. В открывшемся окне спускаемся вниз и переходим во вкладку «Email».

9. Нажимаем кнопку «Указать свои доп. поля в email-сервисе».

10. В открывшемся окне заполняем все поля, которые будут использоваться в шаблонах: и стандартные, и свои.

ВАЖНО! Если вы укажите свои поля, но не укажите стандартные, а в шаблон их добавите, стандартные шорткоды не подтянутся.

Пример заполнения дополнительных полей: 

Название переменной в «Email-сервисе» - name, 

название поля в базе - Имя;

Название переменной в «Email-сервисе» - phone,

название поля в базе - Телефон;

Название переменной в «Email-сервисе» - email,

название поля в базе - Email.

Таким образом заполняем все дополнительные поля, которые будут использоваться в шаблоне писем:

webdata - дата и время вебинара;

urlweb - ссылка на комнату;

webday - дата вебинара;

webtime - время вебинара;

iduser - id пользователя в базе vakas-tools.

P.S. можно копировать эти:)

Если переменная не соответствует названию поля в базе, то прописываем ее в произвольном поле.

После всех настроек, сервис «Sendsay» поймет, что конкретно из карточки клиента в Vakas-tools нужно подставить при рассылке писем. Нажмите на кнопку «Сохранить» и повторно «Сохранить».

11. Возвращаемся в «Sendsay». 

Нажмите на кнопку «Сохранить и закрыть». Затем на «Сохранить».

Шаблоны готовы и теперь можно настроить рассылку в Vakas-tools.

Настройка рассылки в базе Vakas-tools

1. Зайдите в раздел «Рассылки» - «Email» в вашей базе.

2. Нажмите «Добавить».

3. В открывшемся окне ставим галочку «Активировать авторассылку email». Если не поставить галочку, подписчики не будут попадать в данную рассылку.

4. Выбираем шаблон письма из подключенного email-сервиса «Sendsay».

5. Далее указываем тему письма. Если вы хотите использовать тему из шаблона в «Sendsay», поле необходимо оставить пустым.

Если же вы хотите указать тему письма в Vakas-tools, в шаблоне в «Sendsay» в теме письма нужно указать шорткод [%subject%].

6. Далее выбираем сегмент клиентов, которым будет отправлено письмо, и время отправки. Нажимаем на «Сохранить». Например, для рассылки «При регистрации» выбираем «Всем подписчикам» и «Сразу после регистрации». 

ВАЖНО! «Всем подписчикам» означает, что рассылка будет направлена всем участникам вебинара, зарегистрированным на определенные дату и время, а не всем подписчикам в базе.

7. Далее выбираем клиентов, которым будет отправлено письмо за 10 минут до начала вебинара. Выбираем шаблон «за 10 минут до вебинара», «Всем подписчикам» и «До начала вебинара». Указываем количество минут «10». Нажимаем на «Сохранить». Таким образом, если вебинар должен начаться в 19:00, участники вебинара получат письмо в 18:50.

8. Далее выбираем клиентов, которым будет отправлено письмо через 5 минут после начала вебинара. Выбираем шаблон «через 5 минут после начала», устанавливаем «Всем подписчикам» и «После начала вебинара». Количество минут указываем «5». То есть, если вебинар начинается в 19:00, письмо будет направлено в 19:05.

9. Настройка рассылки по тем, кто был на вебинаре.

ВАЖНО! Вы заполняете время - через сколько часов/минут отправлять, а не фактическое время отправки.

Чтобы отправить рассылку по тем, кто был на вебинаре, у вас должны быть в базе: регистрации клиентов на конкретную дату и отчет за дату, на которую клиент зарегистрировался. Сегментация подписчиков происходит после того, как прошел вебинар и пришел отчет, чтобы Vakas-tools смог определить по этим данным, кого не было.

Выбираем шаблон «после вебинара по тем кто был», посещение вебинара «Тем, кто был на вебинаре», время отправки «После начала вебинара». Количество часов установите «3».

10. Настройка рассылки по тем, кто не был на вебинаре.

Выбираем шаблон «после вебинара по тем кто не был», посещение вебинара «Тем, кто не был на вебинаре», время отправки «После начала вебинара». Количество часов установите «3».

ВАЖНО! Выключить рассылку можно, сняв галочку в пункте «Активировать авторассылку email».

11. Для удаления очереди рассылки, нажмите пункт «История отправки сообщений». Найдите нужную рассылку и нажмите напротив неё кнопку «Удалить». В истории отображаются только рассылки без сегментации получателей, поскольку рассылки только тем, кто был или не был на вебинаре, формируются непосредственно перед отправкой после получения отчета.

 

Видео-инструкция