Выгрузка регистраций с Vakas-tools в amoCRM

Подключение amoCRM

Базовые настройки передачи в amoCRM

Настройка шаблона сделки для передачи регистраций

Создание задач для менеджеров 

Настройка передачи в конкретные поля amoCRM

Как создать поля в самом amoCRM

Видео-инструкции


ВАЖНО! Предварительно определитесь откуда вы будете собирать регистрации.

Для чего

Если вы собираете базу в amoCRM и были видны первоначальные данные подписчика (дата вебинара, на которую регистрировался пользователь, время регистрации, utm-метки при регистрации).

Подключение amoCRM

1. Подключить amoCRM. Если amo подключен, пропустить этот шаг.

Базовые настройки передачи в amoCRM

1. После подключения amoCRM к Vakas-tools появится кнопка [amoCRM]. У нужной базы нажимаем по ней.

Переходим в основные настройки интеграции с amoCRM.

Настройка поиска дублей сделок

Выбираете выполнять проверку на дубли или нет. Если не выполнять, то переходите к следующему пункту «Распределение менеджеров». 

ВАЖНО! Поиск дублей всегда осуществляется по контакту по всем воронкам, проверяется email или телефон. Уже созданные дубли Vakas-tools не удаляет и не склеивает.

1. Поиск дублей только в выбранных воронках - указать в каких воронках искать сделки, если это необходимо. С помощью воронок можно разделить продукты, чтобы они не перемешивались.

  • Если ничего не выбрано, поиск идет по всем воронкам.

  • Если воронка выбрана: идет проверка, если сделка с таким контактом уже есть, будет проверка находится ли сделка в выбранной воронке, если да, то она обновится.

  • Если у всех найденных сделок воронка другая, то создастся новая сделка.

2. По какому полю искать дубли - если у вас несколько проектов в amoCRM и необходимо их разделить, чтобы данные с одним телефоном или email не попадали в одну сделку. Проверка идет по полю, которое вы специально создали в amoCRM.

  • Выберите по какому полю проверять на дубли (например, предварительно в amoCRM создайте поле «Продукт»).

  • Задайте «Значение поля» - название проекта/продукта (например: «Ногти»).

При поиске Vakas-tools ищет сделку, проверяет значение у поля. И если найдет поле «Продукт» со значением «Ногти», то сделка обновится, если не найдет, то создается новая сделка с этим полем и таким значением.

3. Выбрать, искать ли в закрытых этапах «Успешно реализовано или Закрыто не реализовано», если вы хотите, чтобы проверка шла в закрытых сделках и обратно возвращалась в воронку на нужный этап.
Например: клиент был на нескольких вебинарах, позвонили, отказался, вы закрыли сделку. Позже, он снова посетил ваш вебинар. И чтобы у вас не создавалась новая сделка, было видно всю прошлую историю и было понимание, как вести диалог.  

После настройки, нажать кнопку Сохранить.

Распределение сделок по менеджерам

1. «Менеджер по умолчанию» - выбираем из списка ответственного пользователя, который будет по умолчанию. Все сделки будут добавляться к нему.

  • Если есть «контакт», то распределять сделку на ответственного за контакт - при добавлении сделки, если сделки не было, а контакт был, то назначается ответственным тот, кто был ответственен за контакт. 

  • Если вы хотите распределить на несколько пользователей, то ставите галочку «Распределять на нескольких пользователей».

Если вы уже настраивали распределение в других базах Vakas-tools, можно указать такое же правило распределения. 

Настроить распределение на конкретных менеджеров.

1. По кнопке [Назначить менеджеров], выбираете менеджеров, по которым будут распределяться сделки.

2. Нажимаете на кнопку [Добавить] и добавляем туда менеджеров, которые подтягиваются из amoCRM. Порядок - поле, в котором указывается в каком порядке будут падать сделки, т.е. в каком порядке будут стоять менеджеры, в таком порядке будут падать им сделки.

3. Чтобы сделка распределялась на конкретного пользователя, ставим у него галочку «Активен». Если какой то менеджер не работает, то вы отключаете поле «Активен». И на него не будут распределяться сделки.

4. Если ни кто не активен, то сделки будут распределяться на пользователя по умолчанию, которого мы указывали в начале настройки.

Каждому менеджеру можно выдать ссылку, по которой он может включать и выключать себя сам.

По ссылке открываеся окно такого вда, где можно включить/выключить менеджера.

Настройка шаблона сделки для регистраций

Переходим к настройкам «Какие данные передавать в amoCRM»

1. Сделки сортируются по времени добавления. По умолчанию, при обновлении сделки, она остается на месте. «Менять время создания сделки при обновлении», если галочка активна, то при обновлении, сделка будет подниматься выше.

2. Выбираете вкладку - регистрации.

3. Отмечаете галочку «Отправлять все регистрации», чтобы все регистрации, которые падают в базу, выгружались в amoCRM.

4. Заполните «Шаблон названия» сделки, как будет называться сделка в amoCRM, если нужно используйте шорткоды.

5. Заполните «Шаблон примечания» -  данные, которые передаются в примечание у сделки в amoCRM. Указать нужные поля и порядок. 

Как выглядит это в amoCRM, смотрите на фото ниже.

6. По умолчанию, можно нажать на кнопку [Заполнить стандартными данными] и не нужные поля удалить или оставить.

7. Заполните «Теги» через запятую, по этим тегам в amoCRM можно осуществлять поиск (в тегах можно использовать шорткоды, т.е. к примеру, если хотите, чтобы передавались в теги в amoCRM дата создания сделки, пишите {date_add} ). Все возможные шорткоды расположены под настройками.

8. В выпадающем списке «Выбрать этап воронки, на который выгружать регистрации»  - выбираете на какой этап воронки отправлять регистрации. 

ВАЖНО! В этап «Неразобранное» (этап по умолчанию в amoCRM) нельзя передать регистрации, отчеты и оплаты.

9. «Если в amoCRM уже есть сделка с контактом, то выбрать с какого этапа двигать сделку на выбранный выше этап»
По умолчанию, новая сделка всегда создается на выбранном этапе (этап вы указали в выпадающем списке выше). Но старая сделка только обновляется, но не двигается. Если нужно ее передвнуть, то в этом поле указать с какого этапа двигать сделку на выбранный вами этап (можно указать несколько).
Например: контакт регистрировался на вебинар и вы выгрузили регистрации в этап воронки «Новый контакт», но если сделка с таким контактом уже есть в amoCRM, например на этапе «Был на вебинаре», и нам нужно передвинуть на «Новый контакт», то мы выбираем двигать с этапа «Был на вебинаре», чтобы было видно, что человек заново зарегистрировался. Или если вам необходимо передвинуть со старых воронок и этапов.

10. Если необходимо, чтобы регистрации всегда падали на одного ответственного, выбираем его из выпадающего списка Распределять на менеджера. При этом распределение на менеджеров при передаче регистраций будет игнорироваться.

Создание задач

В амоCRM есть сделки и есть задачи.

Здесь можно указать какую задачу назначить менеджеру после добавления или обновления сделки и указать время на ее выполнение в часах. Например: связаться с клиентом.

После указания всех настроек, нажать кнопку [Сохранить].

Настройка конкретных полей у сделки в amoCRM

По умолчанию все данные выгружаются в примечание. Если вам нужно обновлять дополнительные поля в amoCRM, то нужно настроить эти поля. Настройка необходима для того, чтобы данные, которые вам нужны, попали в конкретные поля в сделке в amoCRM. 

1. Во вкладке Регистрации нажимаете кнопку [Настройка полей у сделки].

2. В amoCRM можно передать на выбор данные из трех источников: «Поле в Базе», «Произвольное поле», «Значение поля».

Первый вариант: выбираете поле в amoCRM и выбираете соответствующее ему поле в Базе. Если нет нужного поля, создаете его в amoCRM и оно подтянется в выпадающий список, в базе Vakas-tools всевозможные поля уже созданы.

Второй вариант: если у вас есть дополнительные поля, которых нет в Vakas-tools (т.е. в выпадающем списке «Поле в Базе»), то вы можете передать его в amoCRM, указав его значение в «Произвольное поле». Например, при регистрации у вас есть доп. поле prof (профессия). То записываете в произвольное поле значение prof. 
Также эти поля можно передать используя шорткоды. Вместо звездочки вы пишите название поля.
{reg_field_*} - регистрации, пример {reg_field_prof}; 
{report_field_*} - отчеты; 
{pay_field_*} - оплаты;   

Третий вариант: просто текст или шорткод, с помощью поля «Значение поля». Например вы хотите, чтобы передавалось в это поле русское название вебинара.

3. Кнопка [Добавить поля для UTM меток в amoCRM], автоматически создадутся поля для UTM, чтобы не создавать их вручную. В итоге Utm-ки записываются в поля карточки и в поля amoCRM, предусмотренные под utm-метки.   

Тип полей для «контакта»

Настройки полей для «контакта», выбрать тип поля, который будет создаваться у контакта.

 

Как создать поля в amoCRM

В сделке есть Настройки и кнопка [Добавить поле]

У поля есть разный тип, важно указать подходящий тип, чтобы дальнейший поиск был проще и правильнее. Например: если это дата, в поиске будет выпадать календарик. Если число, то задавать поиск от и до.

 

Видео-инструкция

Базовые настройки 

Передача регистраций

Распределение сделок по менеджерам