Интеграция с Google-таблицами
Для чего
Для загрузки данных в базу Vakas-tools и дальнейшей передачи данных в другие сервисы. Также для настройки авто-рассылок СМС, звонков и email. И для выгрузки данных (регистраций, отчетов или заказов) в Google-таблицы.
Подключение Google-таблиц
ВАЖНО!
Для подключения доступа к Google аккаунту нужно авторизоваться в нужном аккаунте.
1. Слева в меню выберите «Доступы» - «Google». Нажмите на «Sign in with Google».
2. Выберите аккаунт Google, который нужно подключить к Vakas-tools.
3. Для предоставления прав доступа Vakas-tools к нужному аккаунту Google нажмите «Продолжить».
4. После данных действий появится сообщение: Google Sheets подключен верно.
Отключение Google-таблиц
1. Перейдите в Google аккаунт.
Слева в меню выберите «Безопасность» - «Связанные сторонние приложения и сервисы» - “Посмотреть все”.
2. Выберите среди приложений «Vakas-tools».
3. Нажмите на кнопочку «Отмена всех связей с сервисом Vakas-tools» и далее “Подтвердить”.
4. После выполнения данных действий перейдите в сервис Vakas-tools - Доступы- Google и там появится красная плашка с надписью “Не удается авторизоваться в Google Sheets”. Связь сервиса Vakas-tools с аккаунтом Google отключена.
Получение данных из Google-таблиц
ВАЖНО!
- Для передачи данных в Базу обязательно собирать либо email либо телефон, или то и другое вместе. Без контактов данные не запишутся в Базу.
- В названиях листа нельзя использовать символ ":"
- Пока в Базе не настроены прием/передача данных из/в Google таблиц, значок Google у Базы не отображается.
- Рекомендуем в названии переменных для Произвольного поля использовать латинские буквы, нижнее подчеркивание, цифры, НЕ используйте кириллицу.
- Выгрузка из Google таблиц в Базу может происходить с задержкой до 30 минут.
1. Перейдите в Vakas-tools.
В меню слева выберите «Базы». У нужной Базы нажмите на знак + Сервис, в перечне сервисов (после успешного подключения аккаунта Google) появится возможность выбрать подключение Google.
Кликаем на Google.
Переходим к настройкам.
Когда будет настроена какая-либо передача, то значок Google у базы будет отображаться постоянно, пока не отключите передачу.
2. Для получения регистраций - вкладка Импорт регистраций (регистрации из Google таблицы).
Например, подписчики заполняют анкету в Google и вы хотите чтобы эти данные приходили в Базу и дальше уже отправлять куда-то в CRM системы. Для этого обязательно ставим галочку загружать регистрации из Google таблицы.
Для добавления таблицы, откуда брать регистрации, необходимо вставить ссылку на таблицу Google Sheets.
Ссылка берется из Настроек доступа нужной таблицы.
После добавления ссылки на таблицу, появляется строка Выберите лист.
После выбора листа необходимо сопоставить поля в Базе и в таблице.
Выбираем нужные вам поля в Базе, куда запишутся данные и соответствующую этому полю колонку в таблице.
Если в Базе среди стандартных полей нет нужного для ваших значений поля, например, Вопрос 1, то для записи данного значения в Базу используйте значение Произвольное поле. Имя переменной для этого поля может быть любым, понятным Вам для дальнейшей передачи его в другие сервисы, например vopros1.
Рекомендуем в названии переменной для Произвольного поля использовать латинские буквы, нижнее подчеркивание, НО не используйте кириллицу. Таким образом, данные из таблицы будут приходить в переменную для Произвольного поля. Таких переменных может быть несколько, если нужно.
Для добавления строк используйте кнопку Добавить строку.
После добавления всех нужных полей нажмите Сохранить.
Значение в поле Последняя прочитанная строка говорит о том, на какой строке остановилась выгрузка данных из таблицы в Базу. Т.е. после выполнения настроек, при попадании данных в таблицу, информация автоматически попадает в Базу и передается далее в соответствии с вашими настройками.
ВАЖНО! Выгрузка из таблиц может происходить с задержкой до 30 минут. Ранее не следует нажимать никакие кнопки в настройках для выгрузки.
В случае, если интеграция настроена позже, чем появились данные в таблице, а выгрузить нужно всё, то можно инициировать выгрузку, установив нужную строку и нажав на кнопку Получить все данные с таблицы.
После инициирования выгрузки появится надпись Импорт завершен.
В Базе появятся подписчики.
При клике на id подписчика.
Можно посмотреть всю информацию, которая пришла в Базу.
Примечание:
для передачи переменных, которые записали в Произвольное поле, в нашем примере это vopros1 и vopros2, далее в CRM, для Примечания и Значения поля используйте шорткод (выделен заливкой, есть значок копирования у него), а для Произвольного поля просто имя переменной, без скобок и прочего.
Данные настройки выполняются в Шаблон примечания, Настройки полей у сделки, Настройки полей у контакта, т.е. в том разделе, куда вам нужно передать значение переменной.
Заполняется одно из полей, или Произвольное поле или Значение поля.
Передача данных в Google-таблицы
ВАЖНО!
- Перед настройкой выгрузки регистраций, отчетов или заказов необходимо предварительно настроить получение данных в ту же базу из Tilda, Bizon, Getcourse или других сервисов.
- Обязательно настройте передачу контактов (имя, email, телефон), иначе выгруженные данные будет невозможно использовать.
- После выполнения настроек, сохраняйте параметры выгрузки.
- Каждое действие с подписчиком записывается в Google таблицу отдельной строкой, т.е. если все события (регистрация, отчёт, заказ) выгружаем в один лист, то на каждое событие будет отдельная строка по подписчику. То же происходит и с частичными платежами, каждая оплата записывается отдельной строкой.
- Для передачи значений через произвольное поле рекомендуем использовать шорткоды, а не название переменной.
1. Для выгрузки регистраций вкладка - Выгрузка регистраций (из Базы Vakas-tools в Google таблицу)
Настройки выполняются аналогично настройкам для Импорта регистраций:
1. Ставим галочку Выгружать пользователей в Google таблицу;
2. Вставляем ссылку на таблицу;
3. Выбираем лист;
4. Сопоставляем поля;
Переменная для произвольного поля прописывается в точности, как пришла из другого сервиса в Базу, например, из Геткурс или из Тильды. Точное имя переменной можно скопировать в карточке подписчика, кликнув на его id.
2. Для выгрузки отчетов вкладка - Выгрузка отчетов (из Базы Vakas-tools в Google таблицу).
Настройки выполняются аналогично предыдущим настройкам:
1. Ставим галочку Выгружать пользователей в Google таблицу;
2. Вставляем ссылку на таблицу;
3. Выбираем лист;
4. Сопоставляем поля;
При передаче отчета можно передать данные по отчету. В выпадающих стандартных полях в Базе появляется возможность выбора данных по отчету.
При необходимости передачи дополнительной информации, помимо стандартных полей, по отчету, это так же возможно сделать через произвольное поле.
Значение переменной для произвольного поля берем из карточки подписчика, кликнув на его id, из вкладки Отчеты, копируем из квадратных скобок только имя переменной, например, как в настройках выше, vopros1. Лучше использовать шорткоды, а не значение переменной.
ВАЖНО! Отчеты должны приходить в ту Базу, в которой выполняете настройки передачи отчетов в Google таблицу.
3. Для выгрузки заказов и оплат - Выгрузка заказов (из Базы Vakas-tools в Google таблицу).
Настройки выполняются аналогично предыдущим настройкам:
1. Ставим галочку Выгружать пользователей в Google таблицу;
2. Вставляем ссылку на таблицу;
3. Выбираем нужный лист;
4. Сопоставляем поля;
При передаче заказов можно передать данные по заказу. В выпадающих стандартных полях в Базе появляется возможность выбора данных по заказу.
Значение переменной для произвольного поля берем из карточки подписчика, кликнув на его id, из вкладки Заказы, копируем из квадратных скобок только имя переменной, например, как в настройках выше, vopros1.
